Xuất hóa đơn

1. Chức năng

Trường hợp lập phiếu xuất bán cùng với hóa đơn bán hàng xem tại “Xuất hàng giao cho khách cùng với hóa đơn”.

Hướng dẫn thực hiện một số nghiệp vụ xem tại:

1. 1. Bán hàng thu tiền ngay
   2. Bán hàng trả chậm (ghi nhận công nợ)
   3. Bán hàng có chiết khấu
   4. Bán hàng có khuyến mại, biếu tặng
   5. Bán hàng qua đại lý
   6. Bán các mặt hàng 2 đơn vị tính
   7. Bán các mặt hàng đích danh theo lô
   8. Bán hàng có nhiều thuế suất thuế gtgt

2. Menu thực hiện

Bán hàng/Hóa đơn bán hàng/Hóa đơn bán hàng.

Màn hình thông tin hóa đơn bán hàng:

Hướng dẫn sử dụng chung về nhập liệu và các chức năng thao tác này xem tại:

Hướng dẫn sử dụng các chức năng chung khi lập chứng từ

3. Hướng dẫn nhập một số trường thông tin

Khi này chọn mã giao dịch số “3 – Lập hđ từ px bán”.

Bước đầu vẫn nhập các thông tin về khách mua hàng, ngày và số hóa đơn như bình thường. Sau đó bấm vào nút  “Kế thừa từ px bán”.

Chương trình sẽ đưa ra màn hình lọc phiếu xuất bán:

Lưu ý: Màn hình điều kiện lọc bắt buộc nhập mã khách hoặc lấy từ màn hình thông tin chung nếu đã nhập và không cho thay đổi, chỉ kế thừa các phiếu xuất của 1 khách hàng.

Chương trình sẽ liệt kê các phiếu xuất chưa xuất hóa đơn hết thõa mãn điều kiện lọc:

Thực hiện chọn các mặt hàng – đánh dấu [v] ở cột “Chọn” và số lượng bán – nhập số lượng vào cột “Sl hđ”.

Sau khi chọn, số lượng còn lại sẽ tự động gán vào ô “Sl hđ”. Trong trường hợp không xuất hết thì thay đổi tại ô “Sl hđ”, không cho phép thay đổi trực tiếp trên màn hình lập hóa đơn.

Lưu ý: 

• Không cho phép xuất hóa đơn vượt quá số lượng còn lại.
• Các mã vật tư đã xuất hết số lượng, khi lọc kế thừa từ px sẽ không hiện lên màn hình d.s phiếu xuất kho

Tiếp theo nhấn “Nhận” để xuất hóa đơn chương trình sẽ lấy mặt hàng cùng số lượng  chuyển sang hóa đơn bán hàng.

Chương trình sẽ cập nhật hiển thị số phiếu xuất bán bên cạnh nút “Kế thừa từ px bán”. Đồng thời, hiển thị số phiếu xuất tham chiếu ở từng dòng chi tiết vật tư.

Lưu ý: 

• Hóa đơn sau khi kế thừa từ phiếu xuất kho không cho sửa, xóa số lượng chi tiết vật tư, số phiếu xuất tham chiếu (các thông tin vật tư kế thừa từ px), chỉ cho sửa các thông tin tk doanh thu, thuế, giá bán, thành tiền…
• Hóa đơn sau khi kế thừa cho thêm dòng chi tiết với các vật tư loại 71 – Dịch vụ hoặc 81 – Diễn giải, nhưng không tham chiếu đến phiếu xuất.
• Trường hợp chọn lại phiếu xuất bán thì chương trình sẽ xóa hết thông tin đã được tham chiếu trước đó và sẽ cập nhật theo phiếu xuất mới được chọn sau.

4. Một số lưu ý khi nhập liệu

Trường hợp nhập lần đầu mà khách hàng là khách lẻ, vãng lai, mua 1 lần, trả tiền ngay, không cần có mã riêng (một mã dùng chung cho các khách vãng lai, trong danh mục khách hàng có mst để trắng) thì chương trình sẽ hiển thị tab “Khách hàng VAT” cho phép bổ sung thông tin. 

Các thông tin cần nhập: tên khách hàng, địa chỉ và mã số thuế.

Trường hợp không xuất hóa đơn cho khách hàng thì có thể không cần phải nhập các thông tin liên quan, tùy nhu cầu của doanh nghiệp.

Ng. nhận hàng (bên tab “Phiếu xuất”)      

Lấy thông tin của  “Ng. mua hàng” theo tab “Thông tin chung”. Cho phép chọn cho sửa/không cho sửa.

• Chỉ cho phép chọn sửa với hóa đơn mã gd 1 – Lập hđ cùng px bán
• Đánh dấu chọn sửa: Cho phép sửa “Ng. nhận hàng” và sẽ không cập nhật lại “Ng. mua hàng” ở tab thông tin chung.
• Không đánh dấu chọn sửa: không được sửa và luôn lấy thông tin từ tab “Thông tin chung”.

Tab “Cộng gộp mã v.tư”

• Cộng gộp các dòng cùng 1 mã vật tư trong trường hợp lập hđ từ pxk – có thể từ nhiều pxk có cùng mã vật tư hoặc xuất bán cùng mã vật tư ở hai kho khác nhau nhưng in hóa đơn chỉ cần hiện tổng một dòng.
• Dùng để phục vụ in hóa đơn và chuyển lên Fast e-Invoice.
• Chỉ cộng gộp cùng mã vật tư, cùng tên vật tư, cùng giá bán. Xử lý khi hóa đơn sử dụng các mã gd 1, 2, 3.

Tab “Thống kê”

• Hiển thị liên quan đến các trường thông tin thống kê 
• Khi cập nhật số liệu tab chi tiết sẽ tự động cập nhật tab thống kê, không sửa/xóa các thông tin ở tab này.
• Các trường thông tin thống kê tab thống kê lấy theo tab chi tiết nên số dòng tab chi tiết và thống kê như nhau

Khách hàng công nợ và khách hàng thuế khác nhau

Trường hợp khách mua hàng là chi nhánh nhưng hóa đơn lại xuất cho công ty mẹ (hoặc ngược lại) thì điền thông tin khách hàng thuế ở tab “4. Ghi chú”. Tuy nhiên công nợ vẫn ghi cho chi nhánh, sổ thuế sẽ theo thông tin khách hàng thuế.

Tại tab “4. Ghi chú”, bấm vào nút “Khách hàng thuế” để nhập thông tin khách hàng thuế. Màn hình “Khách hàng VAT” như ở bên trên sẽ hiển thị để nhập thông tin khách hàng thuế tại màn hình này.

Sau khi lưu thì thông tin khách hàng thuế sẽ hiển thị ở khung “Thông tin khách hàng thuế”.

Lưu ý: trường hợp này không áp dụng cho khách lẻ, vãng lai, mua một lần, trả tiền ngay.

Không lưu thông tin vào sổ thuế

Trường hợp không muốn lưu thông tin vào sổ thuế (không lên bảng kê thuế, tờ khai thuế) thì đánh dấu vào ô “[ x ] Không lưu sổ thuế” trước khi lưu hóa đơn.

Thông tin khách hàng trong danh mục khách hàng và trên hóa đơn

Khi lập mới hóa đơn lần đầu thì thông tin khách hàng trên hóa đơn sẽ lấy từ danh mục khách hàng ứng với mã khách được chọn.

Tuy nhiên sau đó thông tin khách hàng có thể thay đổi, ví dụ thay đổi địa chỉ, thay đổi tên doanh nghiệp và thông tin thay đổi này được khai báo lại trong danh mục khách hàng. Tuy vậy nếu ta lọc hóa đơn cũ ra thì thông tin khách hàng trên hóa đơn vẫn theo thông tin cũ trước đó, do đây là thông tin để khai báo thuế với các thông tin vào thời điểm lập hóa đơn.

Nếu ta muốn cập nhật lại thông tin từ danh mục khách hàng lên thông tin khách hàng trên hóa đơn thì có thể thực hiện như sau.

Cách thứ nhất: phải sửa lại hóa đơn, chọn lại 1 mã khách khác, bấm enter để qua trường mã khách, sau đó quay lại và nhập lại mã khách ban đầu thì chương trình sẽ lấy thông tin từ danh mục khách hàng để cập nhật cho thông tin khách hàng trên hóa đơn, và sau đó lưu hóa đơn. 

Cách thứ 2: xem hướng dẫn tiếp theo bên dưới.

Cập nhật lại thông tin khách hàng từ danh mục lên hóa đơn

Khi đã sửa thông tin khách hàng trong “Danh mục khách hàng” nếu muốn cập nhật lại thông tin này cho thông tin khách hàng trên hóa đơn và trong bảng kê thuế thì vào tab “4. Ghi chú” và bấm vào nút “Cập nhật” để cập nhật lại.

Tiền chênh lệch giá trung bình

Khi tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình tháng và trung bình di động sẽ xảy ra trường hợp có chênh lệch khi tính giá, khi đó sẽ áp chênh lệch vào phiếu xuất cuối hoặc tạo phiếu xuất riêng.

Trường hợp áp chênh lệch vào phiếu xuất cuối thì chương trình sẽ áp vào cột “Tiền cl giá tb”:

Lưu ý: 

Chương trình cho phép ẩn/hiện cột tiền chênh lệch giá trung bình tại tham số hệ thống tab “Kho” stt 727 – Hiện cột Tiền cl giá TB (0 – Không hiện, 1 – Có hiện).