Lập phiếu xuất kho

1. Chức năng

Lập phiếu xuất điều chuyển 1 bước (tạo luôn phiếu nhập kho) thực hiện ở menu 
“Xuất điều chuyển”.

Phiếu xuất điều chuyển 2 bước (không tự động tạo phiếu nhập kho) thì thực hiện tại đây.

Hóa đơn bán hàng và Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp lập ở các phân hệ bán hàng và mua hàng. Chương trình cho phép thực hiện lập phiếu xuất kho theo định mức dựa vào định mức và lệnh sản xuất.

2. Hạch toán kế toán

• Xuất bán hàng hàng hóa, thành phẩm

Nợ TK 632

Có TK 155, 156

• Xuất nguyên liệu, vật liệu sử dụng vào sản xuất, kinh doanh.

Nợ các TK 621, 623, 627, 641, 642, 242…

Có TK 152, 153 – Nguyên liệu, vật liệu.

• Xuất nguyên liệu, vật liệu sử dụng cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn tài sản cố định.

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang

Có TK 152, 153 – Nguyên liệu, vật liệu.

• Xuất điều chuyển sang kho khác
  • Trường hợp chuyển kho nội bộ thuộc phạm vi trong công ty.

Nợ TK 152, 153 – Chi tiết theo kho

Có TK 152, 153 – Chi tiết theo kho.

Khi hạch toán tk nợ và tk có giống nhau thì chương trình sẽ không chuyển số liệu vào sổ cái mà chỉ chuyển số liệu vào sổ kho.

• • Chuyển kho cho các đơn vị (chi nhánh):

Tại đơn vị chuyển hàng đi:
Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ

Có TK 152, 153

• Xuất khác – ví dụ, xuất thiếu sau khi kiểm kê

Nợ TK 1381 – tài sản thiếu chờ xử lý

Có TK 152, 153 – Nguyên liệu, vật liệu.

3. Menu thực hiện

Tồn kho\Xuất kho.

4. Các thông tin trên phiếu xuất kho

Khung “ Thông tin chung” nhập các thông tin: mã giao dịch, mã khách, địa chỉ, ng. nhận hàng và diễn giải.

Khung “Chứng từ” nhập các thông tin: ngày ht (ngày hạch toán), ngày lập c.từ, quyển c.từ, tỷ giá, đồng tiền hạch toán và xử lý/trạng thái.

Tab “Chi tiết” cập nhật các thông tin chi tiết từng mặt hàng hóa, vật tư: mã vật tư, tên vật tư, đvt, mã kho, tồn kho, số lượng, đơn giá, tiền giá, tk nợ (mã nx), tk có, số c.từ pn (số chứng từ phiếu nhập), mã bpht (bộ phận hạch toán), mã dự án, mã td1 (tự do 1).

Tab “Ghi chú” cập nhật ghi chú chứng từ.

Khung “Tổng cộng” hiển thị tổng số tiền phát sinh.

5. Hướng dẫn chung về nhập liệu và thao tác khi lập phiếu xuất kho

Các chức năng này thể hiện trên thanh công cụ. Có thể click chuột hoặc dùng phím/tổ hợp phím nóng để thực hiện.

Hướng dẫn sử dụng chung về nhập liệu và các chức năng thao tác này xem tại:

Hướng dẫn sử dụng các chức năng chung khi lập chứng từ.

6. Một số lưu ý khi lập phiếu xuất kho

• • 1 – Xuất bán
  • 4 – Xuất cho sản xuất
  • 5 – Xuất điều chuyển
  • 8 – Xuất thiếu sau kiểm kê
  • 9 – Xuất khác.

Mã gd số 1 sử dụng trong trường hợp xuất hàng trước, xuất hóa đơn sau. Có thể lên các báo cáo để đối chiếu số lượng hóa đơn và phiếu xuất kho, báo cáo đối chiếu giữa hóa đơn và đơn hàng bán

Nếu có sử dụng phần tính giá thành trong phần mềm thì khi xuất nguyên vật liệu cho sản xuất phải sử dụng mã gd số 4.

Mã gd số 5 sử dụng khi có phát sinh xuất điều chuyển từ kho này đến kho khác. Lên một số báo cáo cần loại trừ các phát sinh điều chuyển giữa các kho.

Mã gd số 9 sử dụng cho các trường hợp khác – chưa liệt kê ở trên. Ví dụ, xuất điều chỉnh giá trị tồn kho khi số lượng hết, giá trị vẫn còn (có thể do sai số tính toán).

Khi sử dụng mã giao dịch số 1 thì chương trình có thêm nút “Kế thừa từ đh bán”

Khi sử dụng mã giao dịch số 5 thì chương trình có thêm tab “Lệnh đđ/hđ”

Trường đơn giá

Đối với các vật tư tính giá theo phương pháp đích danh thì phải nhập trường đơn giá.

Đối với các vật tư tính giá theo phương pháp trung bình thì không phải nhập trường đơn giá. Cuối kỳ khi tính giá thì chương trình sẽ áp giá tính toán được vào trường đơn giá.

Đối với các vật tư tính giá theo phương pháp trung bình di động hoặc nhập trước xuất trước thì tùy theo khai báo tham số hệ thống tab “Kho” (stt 730) – “Tính và áp giá cho các v.tư tính giá tb di động, giá ntxt khi xuất kho (0 – Không, 1 – Có). Nếu nhận giá trị “1” thì chương trình tự tính đơn giá xuất khi lưu chứng từ và hiển thị sau khi lưu chứng từ.

Xuất đích danh cho các vật tư tính giá trung bình

Chức năng này chỉ áp dụng cho vật tư tính giá theo phương pháp trung bình, trung bình di động. Không áp dụng cho vật tư tính giá theo phương pháp nhập trước xuất trước.

Nếu vật tư tính giá trung bình được xuất đích danh thì phải đánh dấu vào ô “[v] Xuất theo giá đ.danh cho VT tính giá TB”.

Khi tính giá chương trình sẽ không áp giá cho phiếu xuất này và khi tính giá chương trình cũng trừ bớt đầu vào – số lượng và giá trị – chính bằng phiếu xuất này.

F5 – xem pn

Chương trình cũng cho phép tra cứu giá của các phiếu nhập trước đó để cập nhật giá khi xuất kho.

Tại dòng chi tiết nhấn F5, chương trình hiện ra các dòng phiếu xuất các vật tư này.

Tiền chênh lệch giá trung bình

Khi tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình tháng và trung bình di động sẽ xảy ra trường hợp có chênh lệch khi tính giá, khi đó sẽ áp tiền chênh lệch vào phiếu xuất cuối hoặc tạo phiếu xuất riêng.

Trường hợp áp chênh lệch vào phiếu xuất cuối thì chương trình sẽ áp vào cột “Tiền cl giá tb”:

Lưu ý:

Chương trình cho phép ẩn/hiện cột tiền chênh lệch giá trung bình tại tham số hệ thống tab “Kho” stt 727 – Hiện cột Tiền cl giá TB (0 – Không hiện, 1 – Có hiện).

7. Lập phiếu xuất kho từ đơn hàng bán

Bước đầu, chọn mã giao dịch số “1 – Xuất bán” và vẫn nhập các thông tin về khách hàng, ngày và số chứng từ như bình thường. Sau đó bấm vào nút “Kế thừa từ đhb”.

Chương trình sẽ đưa ra màn hình lọc đơn hàng:

Lưu ý: không thể lọc mã khách trên đơn hàng khác với mã khách trên phiếu xuất.

Sau khi nhập và nhận điều kiện lọc thì chương trình sẽ đưa ra danh sách các đơn hàng đáp ứng điều kiện lọc:

Nếu số lượng xuất kho vượt quá số lượng còn lại của đơn hàng (số lượng chưa xuất kho) thì chương trình cảnh báo “Số lượng xuất kho vượt quá số lượng còn lại của đơn hàng”, cảnh báo và cho chọn “Có/Không” xuất.

Lưu ý:

• Chương trình cho chọn 1 hoặc nhiều đơn hàng, chi tiết theo từng mặt hàng
• Chỉ kế thừa các đơn hàng với trạng thái “Đang thực hiện”.

Sau khi chọn đơn hàng để xuất kho chương trình sẽ lấy toàn bộ các mặt hàng cùng số lượng chuyển sang phiếu xuất kho.

Phiếu xuất kho sau khi kế thừa từ đơn hàng bán, vẫn cho thêm dòng, sửa, xóa dòng, thay đổi số lượng.

8. Lập phiếu xuất kho từ phiếu nhập

Chương trình sẽ đưa ra màn hình lọc phiếu nhập:

Lưu ý: có thể lọc mã nhà cung cấp trên phiếu xuất khác với mã nhà cung cấp trên phiếu nhập. Sau khi nhập và nhận điều kiện lọc thì chương trình sẽ đưa ra danh sách các phiếu nhập đáp ứng điều kiện lọc:

Lưu ý:

Hiện tại chương trình hiện lên toàn bộ các phiếu nhập thỏa mãn điều kiện lọc chứ chưa kiểm tra để chỉ lọc lên các mặt hàng, phiếu nhập chưa xuất hết.
Chương trình cho phép chọn nhiều phiếu nhập cùng lúc.

Sau khi chọn phiếu nhập để xuất kho thì chương trình sẽ lấy toàn bộ các mặt hàng cùng số lượng, giá nhập… chuyển sang phiếu xuất kho.

Lưu ý:

Khi ở tab chi tiết đã có các dòng/mặt hàng mà ta chọn phiếu nhập thì chương trình xóa toàn bộ các dòng chi tiết hiện có và chuyển các mặt hàng từ phiếu nhập vừa chọn sang.
Nếu xuất theo giá đích danh – theo giá phiếu nhập – cho các vật tư tính giá trung bình thì cần đánh dấu vào ô “[v] Xuất theo giá đ.danh cho VT tính giá TB”.

Tiếp theo người sử dụng có thể xóa dòng, thay đổi số lượng… và có thể thêm các dòng mới không thuộc phiếu nhập.

9. Lập phiếu xuất theo định mức nguyên vật liệu

Tham khảo hướng dẫn khai báo định mức nguyên vật liệu.

Để xuất theo định mức nguyên vật liệu thì phải chọn mẫu màn hình nhập thông phiếu xuất có nút “Chọn định mức”. Mẫu phiếu xuất theo định mức: “Mẫu 2 – đầy đủ”.

Sau khi nhập các trường ở “Thông tin chung” và “Chứng từ” thì nhấn nút “Chọn định mức”, chương trình hiển thị màn hình điều kiện lọc:

Nhập các điều kiện lọc cần thiết, nếu để trắng chương trình sẽ hiển thị tất cả các định mức nguyên vật liệu.

Màn hình hiển thị danh sách kết quả các định mức:

Đánh dấu [x] vào các dòng sản phẩm có trong phiếu xuất kho ứng với định mức lựa chọn.

Nhập mã kho và số lượng hàng hóa sản xuất tại các trường “Mã kho”, “Số lượng sp”, sau đó nhấn “Chọn”.

Lưu ý: Trường hợp vật tư có khai báo mã kho ngầm định trong danh mục vật tư thì chương trình sẽ tự áp mã kho theo mã kho ngầm định đó khi lấy theo định mức và cho phép sửa lại.

Sau khi chọn định mức của các sản phẩm thì chương trình sẽ lấy thông tin ở tab “Định mức” gán sang màn hình phiếu xuất kho. Các thông tin được gán sang màn hình: mã sản phẩm, mã bpht, mã kho, số lsx và chi tiết các vật tư.

Chương trình sẽ dựa vào “Sl định mức” và “Số lượng sp” để tính ra số lượng nguyên vật liệu cần xuất. Có thể chỉnh sửa số lượng nguyên vật liệu nếu cần.

Lưu ý:

Không thể thêm hoặc xóa các dòng chi tiết từ định mức chuyển sang. Nhưng có thể sửa mã vật tư (ví dụ bằng vật tư thay thế) và có thể sửa trường số lượng.

10. Phát hành hóa đơn điện tử cho phiếu xuất điều chuyển nội bộ