Hướng dẫn chung về lập chứng từ

1.1. Mã khách, nhà cung cấp, đối tượng giao dịch

1.2. Kiểm tra thông tin và tình trạng của khách hàng dựa vào mã số thuế

Chương trình cho phép “Kiểm tra tình trạng DN” trên màn hình lập chứng từ.
Nhấp chuột vào biểu tượng  ngay sau mã số thuế thì chương trình hiển thị “Tình trạng của doanh nghiệp” cũng như các thông tin khác của khách hàng – có thể kiểm tra xem có sự thay đổi so với thông tin trong phần mềm:

1.3. Ngày hạch toán, ngày lập chứng từ

Ngày ht và Ngày lập c.từ thường là bằng nhau, và phần mềm gán Ngày lập c.từ = Ngày ht, nhưng có thể sửa.

Để không phải nhập Ngày lập c.từ thì khai báo bỏ qua trường này ở chức năng tùy chọn và phần mềm tự động gán Ngày lập c.từ = Ngày ht và không được sửa.

Khi lên sổ sách, báo cáo thì chương trình lấy theo ngày hạch toán, còn ngày lập chứng từ chỉ là thông tin bổ sung.

1.4. Quyển chứng từ, số chứng từ

Số chứng từ được đánh số tăng dần theo từng quyển chứng từ được chọn.

Tại một thời điểm với một loại chứng từ có thể sử dụng đồng thời nhiều quyển chứng từ khác nhau, tùy theo nhu cầu của từng doanh nghiệp.

1.5. Đồng tiền giao dịch, tỷ giá

Đồng tiền giao dịch được chọn từ danh mục các đồng tiền sử dụng.

Nếu là đồng tiền giao dịch đồng tiền hạch toán thì tỷ giá = 1. Còn là ngoại tệ thì nhập tỷ giá giao dịch hoặc chương trình sẽ tính theo tỷ giá ghi sổ.

1.6. Xử lý khi lưu chứng từ

1.7. Lưu vào sổ cái với hạch toán tiền bằng không

Trường hợp giá trị hạch toán bằng 0 thì khi lưu vào sổ cái chương trình sẽ hỏi có/không lưu:

2.1. Mã vật tư

2.2. Mã kho

Trường này được chọn từ danh mục kho hàng.

Sau khi chọn mã vật tư và mã kho thì chương trình sẽ đưa ra thông tin số lượng hàng còn tồn trong kho đến thời điểm hiện thời.

Nếu là xuất hàng từ kho đại lý thì chương trình sẽ hạch toán ở cột tk kho ứng với tk kho ở đại lý khai báo trong danh mục kho.

• Nếu trong danh mục kho chỉ có duy nhất 1 kho thì chương trình tự lấy mã kho đó ra và nhảy qua trường mã kho.

• Trong danh mục vật tư, nếu vật tư có khai báo kho ngầm định và đánh dấu chọn “Chỉ có ở kho này”.

3.1. Chọn khoảng thời gian làm việc

Chương trình cho phép chọn khoảng thời gian làm việc – ngày hạch toán của chứng từ phải nằm trong khoảng thời gian này – nhằm tránh sai sót.

“Chọn thời gian làm việc khi vào chứng từ” được khai báo ở menu “Hệ thống / Tham số hệ thống”, tab “Hệ thống”, mã tham số 130.

Nếu ta chọn “Có” thì khi vào đầu màn hình chứng từ sẽ hiện chọn thời gian làm việc, ngầm định là nằm trong tháng hiện thời của hệ thống.

3.2. Sửa trường tiền, sửa tiền thuế

Trong trường hợp trường tiền được tính toán theo công thức, ví dụ: tiền hàng = số lượng * đơn giá, tiền theo đồng tiền hạch toán = tiền ngoại tệ * tỷ giá, tiền thuế = tiền hàng * thuế suất thì các trường này nhận giá trị tính toán mà không được nhập.

Tuy nhiên có thể xảy ra kết quả nhận được không đúng do làm tròn số lẻ. Khi này người sử dụng đánh dấu vào ô thông báo tương ứng và được phép “[x] Sửa trường tiền”, “[x] Sửa tiền thuế”.

3.3. Xuất theo giá đích danh cho vật tư tính giá trung bình

Nếu tồn kho của một vật tư tính theo giá trung bình thì chương trình tự tính toán, và người sử dụng không phải nhập.

Trường hợp cần sửa giá xuất theo giá đích danh thì đánh dấu vào ô thông báo tương ứng “[x] xuất theo giá đích danh cho VT giá TB”.

3.4. Sửa tỷ giá ghi sổ

Đối với các tài khoản theo dõi ngoại tệ thì trường tỷ giá ghi sổ do phần mềm tính toán theo phương pháp tính tỷ giá ghi số người sử dụng lựa chọn và không phải nhập.

Nếu có sai số do làm tròn và cần sửa lại hoặc muốn nhập tỷ giá đích danh thì người sử dụng đánh dấu vào ô “[x] Sửa tggs”.

3.5. Thay đổi vị trí các dòng chi tiết vật tư, hàng hóa, hạch toán

Chương trình hỗ trợ khi đang nhập liệu với nhiều dòng chi tiết và người dùng muốn thay đổi vị trí của dòng chi tiết nào đó.

Thực hiện như sau: Tại dòng cần di chuyển vị trí:

• Nhấn tổ hợp phím “Ctrl + mũi tên lên” nếu muốn di chuyển lên.
• Nhấn tổ hợp phím “Ctrl + mũi tên xuống” nếu muốn di chuyển xuống.

Ví dụ 1: Đứng tại dòng “2 – NVL002” nhấn “Ctrl + mũi tên lên” thì kết quả sẽ là:

Ví dụ 2: Đứng tại dòng “2 – NVL002” nhấn “Ctrl + mũi tên xuống” thì kết quả sẽ là:

3.6. Mã khách tại màn hình lập hóa đơn bán

Trường hợp nhập lần đầu mà khách hàng là khách lẻ, vãng lai, mua 1 lần, trả tiền ngay, không cần có mã riêng (một mã dùng chung cho các khách vãng lai, trong danh mục khách hàng có mst để trắng) thì chương trình sẽ hiển thị màn hình “Khách hàng VAT” cho phép bổ sung thông tin.

Chức năng này có ở các phiếu:

• • Hóa đơn bán hàng
  • Nhập hàng bán bị trả lại
  • Hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu và thuế
  • Hóa đơn điều chỉnh tăng doanh thu và thuế
  • Hóa đơn dịch vụ và bán hàng khác
  • Nhập dịch vụ bị trả lại
  • Hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu và thuế dịch vụ
  • Hóa đơn điều chỉnh tăng doanh thu và thuế dịch vụ
  • Xuất trả lại nhà cung cấp – phân hệ mua hàng

Trên màn hình chứng từ, nhập mã khách chương trình sẽ tự động hiển thị màn hình “Khách hàng VAT”.

Các thông tin cần nhập: mã số thuế, tên khách hàng và địa chỉ.

Tại màn hình “Khách hàng VAT” nhập mã số thuế, tiếp theo có thể nhấp chuột vào biểu tượng  ngay sau mã số thuế thì chương trình hiển thị “Xem thông tin của DN”. Sau đó bấm “Cập nhật” chương trình sẽ cập nhật mới hoặc cập nhật lại thông tin của khách hàng.

3.7. Phân bổ tiền đã thu cho các hóa đơn ngay tại màn hình lập hóa đơn bán

Chương trình có chức năng phân bổ số tiền của phiếu thu ngay khi lập hóa đơn bán thay vì phải vào “Phân bổ tiền thu cho các hóa đơn”. Chức năng này sử dụng khi có theo công nợ theo hóa đơn.

Chức năng này có ở các phiếu:

• • Hóa đơn bán hàng
  • Hóa đơn dịch vụ và bán hàng khác

Ví dụ: khi lập hóa đơn bán hàng, nhấn nút “Chọn pt” để thực hiện phân bổ số tiền của phiếu thu ngay cho hóa đơn bán hàng này.

Màn hình phân bổ tiền thu cho các hóa đơn:

Sau khi thực hiện phân bổ, chương trình sẽ hiển thị phiếu thu đã phân bổ cho hóa đơn này bên cạnh nút “Chọn pt”.

Và cũng sẽ tự động cập nhật hiển thị số hóa đơn được phân bổ bên cạnh nút “Chọn hđ” của phiếu thu tiền.

3.8. Phân bổ tiền đã trả cho hóa đơn ngay tại màn hình lập hóa đơn mua

Chương trình có chức năng phân bổ số tiền của phiếu chi ngay khi lập hóa đơn mua thay vì phải vào “Phân bổ tiền đã trả cho các hóa đơn”. Chức năng này sử dụng khi có theo công nợ theo hóa đơn.

Chức năng này có ở các phiếu:

3.9. Đính kèm chứng từ

Chương trình cho phép đính kèm các tệp với bất kỳ định dạng như hình ảnh png, word, excel, …nhằm hỗ trợ cho việc kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ gốc. 

Sau khi chọn tệp đính kèm, nhấp chuột phải vào tệp, chương trình sẽ cho phép tải xuống hoặc xóa tệp.

3.10. Sao chép, dán dữ liệu từ tệp excel vào chứng từ

Cho phép sao chép từng cột, từng dòng, nhiều cột, nhiều dòng hoặc vùng dữ liệu từ tệp excel vào màn hình nhập liệu.

Trên tệp excel chọn dữ liệu sao chép vào và nhấn tổ hợp phím “Ctrl + C”. 

Sau đó vào chương trình, đứng tại cột đầu tiên có sao chép vào và nhấn tổ hợp phím “Ctrl+ V” để dán dữ liệu vào.

Khi sao chép vào, chương trình sẽ kiểm tra tính hợp lệ của giá trị để cho phép sao chép vào hay không. Sau đó sẽ hiển thị cảnh báo nếu dữ liệu không hợp lệ và không cho sao chép vào.

Ví dụ: sao chép mã vật tư không có trong chương trình thì sẽ hiển thị thông báo:

Một số trường hợp, khi sao chép mã sẽ tự mang các thông tin còn lại. Ví dụ sao chép mã vật tư, chương trình sẽ tự động điền các thông tin còn lại như: Tên vật tư, đvt, đơn giá, tài khoản vật tư, tài khoản giá vốn…

3.11. Sao chép, xóa dòng được đánh dấu trên chứng từ

Cho phép chọn một hoặc nhiều dòng ở màn hình nhập liệu để sao chép hoặc xóa các dòng.

Tại màn hình nhập liệu, đánh dấu tích vào ô vuông ở đầu các dòng cần sao chép hoặc xóa.

Nhấn tổ hợp phím “Ctrl+F4” để thực hiện sao chép các dòng được đánh dấu. Chương trình sẽ tự động thêm các dòng giống với các dòng đã được đánh dấu:

Nếu muốn xóa thì đánh dấu chọn các dòng cần xóa, sau đó nhấn “F8” chương trình sẽ hiển thị thông báo:

Nhấn “Có” để thực hiện xóa.

3.12. Tính tổng số liệu cho các ô được đánh dấu trên chứng từ

Trên màn hình nhập liệu, cho phép chọn các giá trị để tính tổng số liệu.

Nhấn và giữ phím “Ctrl” và di chuyển chuột chọn các ô cần tính tổng.

Sau đó nhấp chuột vào biểu tượng máy tính trên thanh công cụ, chương trình sẽ tính tổng các số liệu đã được chọn:

4.1. Thêm chứng từ mới (F4, Ctrl + N)

Để lập mới một chứng từ mới.

Chương trình sẽ lấy ngày của chứng từ hiện thời hoặc ngày của hệ thống để gán cho ngày của chứng từ mới.

4.2. Sửa chứng từ (F3)

Để sửa các thông tin của chứng từ đã lập và lưu trước đó.

Có một số trường hợp chứng từ đã được lưu thì không được sửa, ví dụ:

1. Chứng từ đã có số chứng từ phát sinh sau nó.
2. Đã phân bổ số tiền thu cho chứng từ đó.

4.3. Lưu chứng từ (Ctrl + S)

Để lưu sau khi đã nhập/sửa xong.

Khi lưu chương trình sẽ kiểm tra số chứng từ và đưa ra cảnh báo nếu có số chứng từ trong cùng 1 quyển chứng từ đã lưu trước đó bị trùng. Ngoài ra chương trình cũng kiểm tra một số thông tin khác – tùy theo đặc thù của từng chứng từ – và đưa ra cảnh báo tương ứng để nhập đúng và đủ thông tin theo yêu cầu.

4.4. Copy chứng từ (Ctrl + F4)

Trường hợp tạo mới một chứng từ có thông tin tương tự chứng từ hiện có, thì dùng chức năng copy các thông tin của chứng từ hiện có và ta chỉ việc sửa các thông tin cần thiết.

Khi nhấn vào copy thì hiển thị màn hình thông tin để nhập ngày của chứng từ mới:

4.5. Hủy nhập mới/sửa (Esc)

Để hủy các thông tin đang nhập mới/sửa.

Chương trình sẽ hiện lên màn hình hỏi đáp để lựa chọn hủy hoặc không hủy:

Nếu trả lời “Có” thì chương trình sẽ hủy bỏ toàn bộ các thông tin đã nhập/sửa trước đó.

4.6. Xem danh sách các chứng từ (F2)

Cho phép xem toàn bộ danh sách chứng từ đang nhập và lọc ra trước đó.

Ví dụ: Xem các hóa đơn bán hàng đang nhập.

Phía dưới cùng có thông tin về tổng số các chứng từ và tổng số tiền phát sinh.

4.7. Các nút di chuyển

Cho phép xem các chứng từ trước hoặc sau chứng từ hiện thời.

Có 4 nút di chuyển: về đầu, về trước, về sau và về cuối.

4.8. Tìm/lọc chứng từ (F9)

Để tìm/lọc các chứng từ đã nhập trước đó.

Nhấp chuột vào nút “Tìm” trên thanh công cụ, chương trình sẽ hiện lên màn hình điều kiện lọc sau:

Hướng dẫn chung về cách khai báo điều kiện lọc khi lọc tìm chứng từ và lên các báo cáo xem ở đây.

Chương trình sẽ thực hiện lọc theo điều kiện nhập và đưa ra ra thông báo tìm được bao nhiêu chứng từ và tổng phát sinh là bao nhiêu:

Màn hình danh sách các chứng từ giống như ở mục xem danh sách các chứng từ hiển thị:

Tại màn hình này, có thể nhấp chuột chọn từng chứng từ hoặc dùng tổ hợp phím “Ctrl + A” hoặc “Ctrl + U” để chọn tất cả hoặc hủy chọn tất cả các chứng từ.

Sau đó nhấn “Nhận”, chương trình sẽ hiển thị màn hình chứng từ được chọn. Có thể sử dụng các nút di chuyển để xem các chứng từ khác đã được chọn trước đó.

Ngoài ra, chức năng tìm lọc này còn hỗ trợ chương trình chọn các chứng từ cần in để thực hiện in liên tục.

4.9. In chứng từ (F7, Ctrl + P)

Để in các chứng từ – phiếu thu, chi tiền mặt, UNC tiền gửi ngân hàng, phiếu nhập xuất kho, phiếu hạch toán kế toán…

Khi chọn chức năng này thì chương trình hiện lên màn hình:

4.10. Xóa chứng từ (F8)

Để xóa chứng từ hiện thời đang hiển thị trên màn hình.

Chương trình sẽ hiện lên màn hình hỏi đáp để lựa có xóa hay không.

Có một số trường hợp chứng từ đã được lưu thì không được xóa, ví dụ:

1. Nếu chứng từ đã phát sinh chứng từ thanh toán rồi thì không thể xóa. Nếu muốn xóa ta phải xóa lần lượt các phát sinh rồi mới có thể xóa khỏi danh mục.
2. Chứng từ đã đc phát hành trên phần mềm phát hành hóa đơn điện tử.

4.11. Thêm/Xóa dòng chi tiết (F4/F8)

Đây là chức năng để thêm/xóa dòng ở phần nhập chi tiết hạch toán/mặt hàng trên chứng từ.

Lưu ý: tùy vị trí con trỏ đang ở đâu mà tác dụng của phím F4/F8 sẽ khác nhau:

• Nếu đang ở phần các dòng chi tiết thì sẽ là thêm/xóa dòng. Và chỉ có tác dụng khi đang cập nhật (mới/sửa) chứng từ.
• Nếu đang ở phần thông tin chính của chứng từ thì sẽ làm thêm mới/xóa chứng từ. Và chỉ có tác dụng khi đang ở chế độ xem các chứng từ.

4.12. Ra khỏi bảng nhập liệu (Data grid) các dòng chi tiết (Ctrl + tab)

Khi nhập đến cột thông tin cuối cùng của dòng hiện thời và ta bấm enter thì chương trình thêm 1 dòng nhập liệu mới và chuyển con trỏ đến cột đầu tiên. Nếu ta đã nhập xong thì enter tiếp – bỏ trường số liệu này trắng – chương trình sẽ hỏi “Có nhập tiếp hay không?”.

Nếu trả lời không thì chương trình chuyển đến trường kế tiếp ở bên ngoài bảng số liệu (Data grid) hiện thời (có thể là chuyển sang tab số liệu tiếp theo).

Nếu ta đang ở bất kỳ trường số liệu nào bên trong bảng số liệu thì có thể bấm Ctrl+Tab hoặc dùng chuột để ra khỏi bảng dữ liệu.

7.1. Xem các thông tin hỗ trợ

7.2. Mẫu thông tin lập chứng từ

Tùy vào từng màn hình giao dịch/chứng từ, chương trình có các mẫu template có thể ẩn/hiện các trường không cần/cần sử dụng. Đó là các trường: khuyến mại, chiết khấu, hạn thanh toán…

Ví dụ, Hóa đơn bán hàng có 6 mẫu như bên dưới. 

Người sử dụng không bắt buộc chọn một mẫu cố định mà có thể chọn mẫu phù hợp tùy chứng từ/giao dịch thực hiện trong trường hợp cụ thể.

7.3. Khai báo các ngầm định khi lập chứng từ

Để khai báo các thông tin ngầm định hoặc các kiểm tra liên quan đến màn hình lập chứng từ, thực hiện giao dịch.

Có 2 phần: Thông tin chung và các trường tùy chọn.

7.4. Xem các báo cáo liên quan

Cho phép xem những báo cáo liên quan đến chứng từ đang nhập. Ta có thể chọn xem báo cáo ngay tại đây mà không phải quay ra menu chính để chọn.

7.5. Máy tính hỗ trợ tính toán

Để thuận tiện trong việc nhập số liệu cần phải tính toán bên ngoài rồi mới nhập giá trị, tại các trường Số lượng, Tiền, khi nhập dấu “=” phía trước, chương trình sẽ hiện ra máy tính để tính toán.

Sau khi tính toán ra kết quả ta nhấn Enter thì kết quả sẽ tự động dán vào ô dữ liệu đang nhập.

7.6. Phản hồi

Chức năng để người sử dụng gửi các phản hồi về các lỗi, các yêu cầu thêm tính năng để cải tiến phần mềm hoặc các nhận xét về sản phẩm, dịch vụ trong quá trình sử dụng.