Chi phí mua hàng

2.1. Các trường hợp xem xét

1. Nhận cùng với hóa đơn mua hàng
2. Nhận sau hóa đơn mua hàng (hạch toán cùng kỳ hoặc khác kỳ)

Về phân bổ chi phí trên hóa đơn:

1. Cho một phiếu nhập mua
2. Cho nhiều phiếu nhập mua.

Có 3 cách nhập chi phí mua hàng trên phần mềm: 

1. Nhập cùng với phiếu nhập mua
2. Nhập chi phí mua hàng như nhập một phiếu nhập mua hàng bình thường
3. Nhập tại menu riêng và thực hiện phân bổ cho các phiếu nhập mua.

2.2. Nhập chi phí mua hàng cùng với phiếu nhập mua

Nhập chi phí mua hàng cùng với phiếu nhập mua được áp dụng cho các trường hợp sau:

1. Hóa đơn chi phí mua hàng đi cùng với phiếu nhập mua.
2. Chi phí mua hàng được ghi thành 1 dòng riêng trên cùng hóa đơn mua các mặt hàng khác.

Lưu ý: 

1. Trên 1 phiếu nhập mua có thể có nhiều hóa đơn chi phí đi cùng.
2. Các chi phí này đều phải được phân bổ toàn bộ cho phiếu nhập mua hiện thời. Trường hợp chi phí phân bổ không phải cho toàn bộ phiếu nhập mua hiện thời thì phải thực hiện nhập chi phí ở menu riêng: “Chi phí mua hàng”.

Menu thực hiện

Phân hệ mua hàng\Nhập mua hàng\Nhập hàng.

Hướng dẫn thực hiện

Cập nhật các thông tin về hàng nhập mua như bình thường theo hướng dẫn tại “Nhập mua hàng”:

Chi phí mua hàng sẽ được nhập ở tab “2. Chi phí”.

Nhập “Tk có” và “Mã ncc” 

Nhập Tk có hoặc Mã ncc khi thông tin này khác với tk có và nhà cung cấp hàng hóa ở phần “Thông tin chung”.

Nếu các thông tin này để trống, chương trình ngầm định theo dõi theo tài khoản có và mã nhà cung cấp ở phần “Thông tin chung”.

Lưu ý: Nếu các hóa đơn chi phí có hơn 1 kiểu hạch toán thì phải nhập riêng các hóa đơn này, không nhập cùng với phiếu nhập mua.

Nhập “Tổng chi phí”

Chọn “Kiểu phân bổ” và nhấn “Pb tự động”

Chương trình sẽ tính ra tiền chi phí cho các dòng chi tiết tùy theo kiểu phân bổ.

Có thể tự nhập hoặc sửa “Tiền chi phí”, tuy nhiên tổng chi phí của các dòng phải bằng tiền tại ô “Tổng chi phí”.

Lưu ý: 

Trường hợp tiền chi phí khi phân bổ vào Phiếu nhập mua bị lẻ (sau số thập phân) thì số tiền lẻ từ các dòng chi tiết sẽ được cộng vào dòng có chi phí lớn nhất.

2.3. Nhập chi phí mua hàng như nhập một phiếu mua hàng bình thường

Phương án nhập chi phí này áp dụng cho cả trường hợp hóa đơn về cùng hoặc về sau khi lập phiếu nhập mua và phân bổ toàn bộ cho một hoặc nhiều phiếu nhập mua, nhưng chỉ khi các mặt hàng được tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình hoặc đích danh chứ không phải theo phương pháp nhập trước – xuất trước.

Menu thực hiện

Phân hệ mua hàng\Nhập mua hàng\Nhập hàng.

Hướng dẫn thực hiện

Khi này thì chi phí mua hàng có thể nhập như một phiếu nhập mua bình thường với khác biệt là không nhập trường “Số lượng” và “Đơn giá” còn chi phí mua hàng cho từng mặt hàng thì nhập trực tiếp vào trường “Tiền hàng”. 

Lưu ý: Chi phí mua hàng khi này phải được người sử dụng tính toán phân bổ (tách) trước ở bên ngoài cho từng mặt hàng rồi mới nhập vào phần mềm.

2.4. Nhập riêng phiếu nhập chi phí mua hàng và phân bổ cho các phiếu nhập mua

Phương án nhập chi phí này áp dụng cho trường hợp:

1. Hóa đơn chi phí mua hàng về sau khi đã lập phiếu nhập mua nhưng vẫn hạch toán cùng kỳ với phiếu nhập mua và các mặt hàng tính giá tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước.
2. Hoặc hóa đơn chi phí về cùng với nhiều phiếu nhập mua khác nhau nhưng được phân bổ chi phí cho các phiếu nhập mua này. Các phiếu nhập mua này có các mặt hàng tính giá tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước.

Menu thực hiện 

Phân hệ mua hàng\Nhập mua hàng\Chi phí mua hàng, thuế, điều chỉnh khác.

Hướng dẫn thực hiện

Màn hình nhập chi phí mua hàng:

Nút “Chọn pn mua”

Chương trình cho phép chọn phiếu nhập mua để thuận tiện cho việc phân bổ chi phí – theo số lượng hoặc theo giá trị của các vật tư trong phiếu nhập mua hàng.

Chương trình sẽ đưa ra màn hình lọc phiếu nhập.

Lưu ý: 

Có thể lọc mã nhà cung cấp trên phiếu nhập mua khác với mã nhà cung cấp trên phiếu chi phí mua hàng hoặc để trống (lên tất cả các nhà cung cấp).

Sau khi nhập và nhận điều kiện lọc thì chương trình sẽ đưa ra danh sách các phiếu nhập đáp ứng điều kiện lọc. Chọn các phiếu và nhấn “Nhận”.

Khi này chương trình sẽ lấy toàn bộ các mặt hàng cùng số lượng, đơn giá, tiền hàng… chuyển sang phiếu chi phí mua hàng.

Lưu ý:

Khi lọc các phiếu nhập mua để phân bổ chi phí thì không lọc được các phiếu nhập mua xuất thẳng do phiếu xuất thẳng thường là xuất với giá đích danh.

Nếu có nhiều phiếu nhập chi phí thì có thể phân bổ cho cùng một phiếu nhập.

Nút “Hủy chọn pn”

Nếu không muốn chọn phiếu nhập đó nữa thì chọn nút này và đánh dấu hủy phiếu nhập.

Nhập “Tổng chi phí” và đánh dấu “Có cf” (chi phí)

Nhập “Tổng chi phí” và đánh dấu [v] tại cột “Có cf” cho những dòng có tính chi phí.

Trong trường hợp chi phí phân bổ không phải cho toàn bộ các mặt hàng thì đánh dấu những mặt hàng (dòng) nào “[v] Có cf” (có phân bổ chi phí), và bỏ trống nếu không phân bổ chi phí. Chương trình không cho phép xóa các dòng không có phân bổ.

Chọn “Kiểu phân bổ” 

Có chọn 1 – phân bổ theo hệ số là tiền hàng và 2 – phân bổ theo hệ số là số lượng.

Sau đó nhấn “Pb tự động”, chương trình sẽ tính ra tiền chi phí cho các dòng chi tiết tùy theo kiểu phân bổ.

Lưu ý: Trường hợp tiền chi phí khi phân bổ vào Phiếu nhập mua bị lẻ (sau số thập phân) thì số tiền lẻ từ các dòng chi tiết sẽ được cộng vào dòng có giá trị chi phí lớn nhất.

Có thể tự nhập hoặc sửa “Tiền chi phí”, tuy nhiên tổng chi phí của các dòng phải bằng tiền tại ô “Tổng chi phí”.

2.5. Trường hợp hóa đơn chi phí về sau và hạch toán khác kỳ với phiếu nhập mua

1. Nếu các mặt hàng nhận phân bổ chi phí (hoặc các phiếu nhập vật tư ntxt nhận phân bổ chi phí) vẫn còn tồn trong kho thì nhập chứng từ chi phí như hướng dẫn ở các phần trên. Khi chương trình tính toán giá hàng tồn kho thì chi phí sẽ được phân bổ cho số hàng tồn kho còn lại.
2. Nếu các mặt hàng nhận phân bổ chi phí không còn tồn trong kho thì có 2 phương án thực hiện: (a) Vẫn nhập chứng từ chi phí như hướng dẫn ở các phần trên và sau đó lập một phiếu xuất chỉ có tiền để xuất hết chi phí. (b) Nhập hóa đơn chi phí mua hàng ở menu “Mua dịch vụ và hàng hóa khác” và đưa chi phí mua hàng trực tiếp vào các tài khoản chi phí phù hợp (tk 621, 627, 632, 641, 642…).

2.6. Lập phiếu chi phí mua hàng riêng từ “Danh sách hóa đơn đầu vào”

Chương trình cho phép chọn một hoặc nhiều hóa đơn của một hoặc nhiều nhà cung cấp để lập phiếu.

Xem thêm hướng dẫn chi tiết nhập từ danh sách hóa đơn đầu vào tại: <link>

Sau khi kế thừa từ “Danh sách hóa đơn đầu vào” thì người dùng tiếp tục từ bước “Chọn pn mua” ở mục “Nhập riêng phiếu nhập chi phí mua hàng và phân bổ cho các phiếu nhập mua”

2.7. Lập phiếu chi phí mua hàng riêng từ tệp XML của nhà cung cấp

Xem thêm hướng dẫn chi tiết nhập từ xml tại <link>.

Sau khi kế thừa từ xml thì người dùng tiếp tục từ bước “Chọn pn mua” ở mục “Nhập riêng phiếu nhập chi phí mua hàng và phân bổ cho các phiếu nhập mua”