1. Giới thiệu chung |
|
Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào có thể được nhập vào phần mềm như sau: 1. Nhập cùng lúc khi lập các chứng từ mua hàng, dịch vụ khi hóa đơn đi cùng với hàng hóa, dịch vụ mua vào. 2. Nhập riêng khi hóa đơn mua vào về sau khi hàng hóa đã nhận. 3. Nhập độc lập để lên bảng kê hóa đơn thuế gtgt đầu vào và tờ khai thuế. Khi hóa đơn gtgt đi cùng với các chứng từ mua hàng, dịch vụ thì tùy nghiệp vụ được nhập tại một trong các màn hình/menu sau ở phân hệ “Mua hàng”: 1. Phiếu nhập mua hàng (nội địa) 2. Phiếu nhập mua xuất thẳng 3. Phiếu nhập chi phí 4. Phiếu nhập khẩu 5. Hóa đơn mua dịch vụ, tài sản, công cụ 6. Chứng từ thanh toán tạm ứng 7. Phiếu chi 8. Chứng từ phải trả khác, chứng từ bù trừ công nợ 9. Phiếu kế toán (phân hệ “Tổng hợp”). Trường hợp hóa đơn gtgt về sau khi đã lập chứng từ nhập mua hàng hóa, dịch vụ nhưng vẫn trong cùng một kỳ báo cáo thuế thì có thể sửa lại chứng từ nhập mua đã lập và bổ sung thông tin về hóa đơn thuế hoặc lập riêng tại màn hình: 1. Chứng từ phải trả khác, chứng từ bù trừ công nợ. 2. Phiếu kế toán. Trường hợp hóa đơn gtgt về sau và sau kỳ báo cáo thuế của chứng từ mua hàng, dịch vụ đã lập thì phải lập riêng tại màn hình: 1. Chứng từ phải trả khác, chứng từ bù trừ công nợ. 2. Phiếu kế toán. Trường hợp thuế gtgt đầu vào đã được nhập và hạch toán vào sổ thì nhập thông tin hóa đơn thuế gtgt tại phân hệ “Báo cáo thuế” để có thể lên được bảng kê và tờ khai thuế gtgt. Nhưng khi này sẽ không theo dõi được công nợ chi tiết theo hóa đơn. |
2. Nhập hóa đơn thuế gtgt cùng với chứng từ nhập mua ở tab “Hđ thuế” |
|
Các thông tin hóa đơn đầu vào nhập tại tab “Hđ thuế”. Các trường thông tin về hóa đơn thuế gtgt đầu vào cần nhập bao gồm:
Thông tin hóa đơn đầu vào phục vụ:
Dưới đây sẽ lưu ý về một số trường thông tin cần nhập. Nhóm hđ (nhóm hóa đơn) Trường này phục vụ lên bảng kê, tờ khai thuế gtgt đầu vào, được nhóm theo từng nhóm hóa đơn:
Chương trình tự gán giá trị ngầm định khai báo tại Tham số hệ thống, tab Phải trả, stt 640. Người dùng có thể chọn lại “Nhóm hđ”. Nhóm hóa đơn được khai báo tại Danh mục nhóm hóa đơn mua vào. Ngày hđ (ngày hóa đơn) Ngày của hóa đơn sẽ phải nằm trong thời hạn kê khai hóa đơn đầu vào của cơ quan thuế. Số tháng kiểm tra quá hạn được khai báo tại Tham số hệ thống, tab Phải trả, stt 630. Nếu hóa đơn quá hạn kê khai, chương trình hiện thông báo và tùy khai báo tại tham số 625 mà chương trình cho lưu hay không.
Mẫu hđ (mẫu hóa đơn), Ký hiệu hđ (ký hiệu hóa đơn) Đây là 2 trường tùy chọn có thể nhập hoặc không nhập tùy theo nhu cầu của người sử dụng. Ẩn hiện 2 trường này khai báo tại Tham số hệ thống, tab Phải trả, stt 650. Mã ncc (mã nhà cung cấp) Chương trình ngầm định lấy theo mã nhà cung cấp tại “Thông tin chung” trên màn hình lập chứng từ, nhưng người dùng có thể thay đổi nhà cung cấp hoặc có thể bỏ trống. Tên ncc (tên nhà cung cấp) Chương trình lấy tên theo mã nhà cung cấp đã chọn hoặc tự nhập nếu mã ncc bỏ trống. Mã số thuế Chương trình lấy lên theo mã nhà cung cấp đã chọn hoặc người sử dụng tự nhập nếu mã ncc bỏ trống. Chương trình sẽ kiểm tra mã số thuế nhập có đúng theo quy định của cơ quan thuế hay không. Khi lưu chứng từ, tùy khai báo tại Tham số hệ thống, tab Phải trả, stt 510 mà chương trình hiện thông báo và cho lưu hay không.
Kiểm tra trùng lặp (mã số thuế, ngày hóa đơn, số hóa đơn) Để tránh sai sót, trùng lặp chương trình sẽ kiểm trùng lặp theo cả 3 tham số (mã số thuế của nhà cung cấp, ngày của hóa đơn, số của hóa đơn). Khi lưu chứng từ, tùy khai báo tại Tham số hệ thống, tab Phải trả, stt 605 mà chương trình sẽ kiểm tra trùng lặp, hiện thông báo và cho lưu chứng từ hay không.
Tiền hàng Chương trình lấy lên giá trị tiền hàng = tiền hàng (tab chi tiết) + tiền chi phí. Người dùng có thể sửa lại giá trị này nhưng khi lưu chứng từ sẽ cảnh báo.
Tk thuế (tài khoản thuế) Chương trình lấy lên theo mã thuế suất đã khai báo trong danh mục thuế suất. Người dùng có thể chọn lại tài khoản thuế khác. Tk đối ứng (tài khoản đối ứng) Chương trình lấy xuống theo mã nx (tk có) tại khung “Thông tin chung” trên màn hình lập chứng từ. Người dùng có thể chọn lại tài khoản đối ứng khác. Ghi chú Nhập ghi chú cho hóa đơn thuế. Ghi chú này sẽ lên trên bảng kê thuế đầu vào. Mã đ/k tt (mã điều khoản thanh toán) Chương trình lấy lên theo mã nhà cung cấp đã chọn, người dùng có thể chọn lại mã điều khoản thanh toán khác. Sử dụng để theo dõi điều khoản thanh toán với nhà cung cấp, theo dõi thời hạn thanh toán của các hóa đơn, hỗ trợ các báo cáo liên quan tuổi nợ như báo cáo công nợ theo hạn thanh toán, báo cáo nợ quá hạn… Hạn tt (hạn thanh toán) Chương trình lấy lên theo mã điều khoản thanh toán đã chọn, người dùng có thể sửa lại. |
3. Nhập hóa đơn thuế gtgt cùng với chứng từ thanh toán ở tab “Chi tiết” |
|
Tại 2 menu: 1. Phiếu chi Hóa đơn gtgt có thể nhập ở tab “Hđ thuế” hoặc nhập ngay ở tab “Chi tiết” cùng với hạch toán chi tiết. Trường hợp hạch toán gộp chung tại tab “1. Chi tiết” thì nhập hóa đơn đầu vào tại tab “3. Hđ thuế”. Trường hợp hạch toán chi tiết theo từng hóa đơn đầu vào tại tab “1. Chi tiết” thì có thể nhập luôn hóa đơn đầu vào tại đây, như vậy thì tiện hơn. Khi nhập trực tiếp tại tab “1. Chi tiết” thì chương trình sẽ gán thông tin hóa đơn thuế sang tab “3. Hđ thuế” và không cho sửa thông tin tại tab này. Phụ thuộc vào lựa chọn nhập trường “Loại hđ” thì cách nhập thông tin hóa đơn thuế sẽ khác nhau: 0 – Không nhập thông tin hđ ở dòng này. Chương trình sẽ không cho phép nhập các trường về hóa đơn thuế ở phía sau. Nhập giá trị “0” nếu dòng hạch toán hiện tại hạch toán không liên quan đến hóa đơn thuế, hoặc không có hóa đơn thuế hoặc hóa đơn thuế sẽ nhập tại tab “3. Hđ thuế”.
|
4. Nhập hóa đơn thuế gtgt không cùng với chứng từ nhập mua |
|
Nếu hóa đơn thuế gtgt mua vào về sau so với hàng hóa nhập mua và sau kỳ báo cáo thuế của hàng nhập mua đã được báo cáo thì phải nhập riêng hóa đơn tại hóa đơn thuế gtgt tại màn hình: 1. Mua dịch vụ, tài sản, công cụ, hoặc 2. Chứng từ phải trả khác, chứng từ bù trừ công nợ. Cách nhập số liệu trong trường hợp này như thế nào phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể. Trường hợp 1: Có theo dõi công nợ chi tiết theo hóa đơn và hạch toán hàng chưa có hóa đơn qua tài khoản 33119 Trước đó khi hàng hóa nhập về chưa có hóa đơn đã lập chứng từ và hạch toán ghi có qua tk 33119 (chỉ có tiền hàng, chưa có thuế). Khi này nhập hóa đơn thuế tại Mua dịch vụ, tài sản, công cụ. Hạch toán: Nợ 3319: công nợ tiền hàng chưa có thuế gtgt Nợ 133: tiền thuế gtgt Có 3311: công nợ gồm cả tiền hàng và tiền thuế. Trường hợp 2: Có theo dõi công nợ chi tiết theo hóa đơn và hạch toán hàng chưa có hóa đơn qua tài khoản 331 Trước đó khi hàng hóa nhập về chưa có hóa đơn đã lập chứng từ và hạch toán ghi có qua tk 331 (chỉ có tiền hàng, chưa có thuế). Khi này nhập hóa đơn thuế tại Mua dịch vụ, tài sản, công cụ. Ở tab “1. Chi tiết” ghi nợ 133 nhưng nhập số tiền phát sinh bằng 0. Ở tab “2. Hđ thuế” nhập đầy đủ thông tin và hạch toán tiền thuế. Lưu ý: Có thể nhập tại phiếu nhập mua bằng cách tương tự. Khai báo thêm một mã vật tư trung gian – ví dụ “Hóa đơn về sau phiếu nhập mua”, không có đvt, không theo dõi tồn kho. Nhập với số lượng và giá, tiền bằng không. Hóa đơn gtgt thì nhập ở tab “Hđ thuế”. Trường hợp 3: Không theo dõi công nợ chi tiết theo hóa đơn. Khi này có thể nhập tại “Chứng từ phải trả khác”. Tại tab “1. Chi tiết” nhập hạch toán Nợ 133/Có 331 với số tiền thuế được khấu trừ. Tại tab “2. Hđ thuế” nhập thông tin về hóa đơn thuế đầu vào như hướng dẫn ở phần trên.
Lưu ý:
|
