Ngày đăng: 08/03/2021 – Ngày cập nhật: 27/04/2021
1. Chức năng |
| Khai báo hệ thống tài khoản, các thông tin liên quan của từng tài khoản (đồng tiền theo dõi số dư, tài khoản mẹ, theo dõi công nợ hay không…), các trường nhập liệu bắt buộc khi cập nhật phát sinh, một số mã ngầm định… |
2. Các lưu ý về xây dựng hệ thống tài khoản |
| Hiện tại, chương trình đang thiết lập sẵn hệ thống danh mục tài khoản chuẩn theo quy định của Bộ Tài Chính. Người sử dụng có thể khai báo thêm, sửa, xóa tài khoản phù hợp với nhu cầu hạch toán của doanh nghiệp.
Khi cài đặt (install) xong và đăng nhập (login) lần đầu tiên thì chương trình sẽ đưa ra các mẫu danh mục tài khoản để người sử dụng lựa chọn cho phù hợp với doanh nghiệp của mình. Có các mẫu danh mục tài khoản để lựa chọn: 1. Danh mục tài khoản theo ngắn hạn, dài hạn (TT200) Ví dụ, nếu doanh nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản theo TT200 và không có phát sinh ngoại tệ thì chọn “1. Danh mục tài khoản theo ngắn hạn, dài hạn (TT200)”.
Để khai thác hiệu quả các chức năng của chương trình cần lưu ý một số điểm sau trong xây dựng hệ thống tài khoản.
1. Các tài khoản tiền gửi ngân hàng, tiền vay ngân hàng nếu có nhiều ngân hàng thì phải chia tiểu khoản cho từng ngân hàng.
Ví dụ: 11211 – NH 1, 11212 – NH 2… 2. Nếu một tài khoản có theo dõi số dư ngoại tệ thì phải chia tiểu khoản để theo dõi cho từng loại ngoại tệ. 3. Các tài khoản tập hợp chi phí sản xuất, tài khoản chi phí dở dang có thể chia tiểu khoản theo phân xưởng, công đoạn sản xuất hoặc theo dõi phân xưởng, công đoạn sản xuất thông qua trường mã bpht (mã bộ phận hạch toán). Ví dụ
Đối với các tài khoản doanh thu, giá vốn hàng bán, các tài khoản chi quản lý, chi phí bán hàng thì sử dụng mã bpht thay vì chia tiểu khoản để chương trình lên được các báo cáo kết quả kinh doanh (báo cáo lãi lỗ) theo bộ phận hạch toán.4. Các khoản mục phí có thể theo dõi thông qua tiểu khoản hoặc thông qua trường mã phí.
5. Để lên được các báo cáo tài chính theo quy định của nhà nước, các báo cáo quản trị theo yêu cầu nội bộ thì cần phải mở các tiểu khoản để theo dõi được số phát sinh, tính được số dư để có thể lên được các chỉ tiêu của các báo cáo. Có nhiều trường hợp xảy ra thực hiện hạch toán dựa vào hệ thống tài khoản rất đơn giản và đến cuối kỳ khi lên báo cáo tài chính, báo cáo quản trị thì không thể lên được cho một số chỉ tiêu. |
3. Menu thực hiện |
| Danh mục tài khoản được khai báo tại menu:
Tổng hợp\Danh mục tài khoản. |
4. Các trường thông tin |
| Màn hình danh mục tài khoản:
Màn hình khai báo thông tin về tài khoản:
Các trường “Thông tin chính” gồm có: Số hiệu tk (tài khoản), tên tk (tài khoản), tên ngắn, tên 2, tên ngắn 2, mã n.tệ (ngoại tệ), tk mẹ (tài khoản mẹ), tk theo dõi c.nợ (tài khoản theo dõi công nợ), tk sổ cái (tài khoản sổ cái), loại tk (tài khoản), pp tính tggs nợ (phương pháp tính tỷ giá ghi sổ nợ), pp tính tggs có (phương pháp tính tỷ giá ghi sổ có), ghi chú.
Các trường “Thông tin khác” gồm có:
|
5. Các lưu ý khi khai báo danh mục tài khoản |
| 1. Số hiệu tài khoản
Số hiệu tài khoản có độ rộng 16 ký tự – số hoặc chữ.
Nếu tài khoản đã có phát sinh số liệu thì không được sửa lại số hiệu tài khoản. Nếu tài khoản đã có phát sinh số liệu hoặc có tài khoản con thì sẽ không xóa được. Chương trình cho đổi/gộp mã tài khoản. Tiện ích này chỉ được thực hiện khi tài khoản là chi tiết. Lưu ý: Khi thực hiện đổi/gộp mã tại danh mục tài khoản thì hiện tại chương trình không đổi mã/số hiệu tài khoản trong các khai báo trong các công thức lên các báo cáo. Vì vậy nếu đổi mã/số hiệu tài khoản thì phải sửa thủ công lại các tài khoản trong các công thức đã khai báo trước đó.
2. Tên ngắn Tên rút gọn dùng bằng tiếng Việt để lên một số báo cáo.
3. Tên 2 Tên tài khoản khai báo bằng tiếng Anh.
4. Tên ngắn 2 Tên rút gọn dùng bằng tiếng Anh để lên một số báo cáo.
5. Mã ngoại tệ Ngầm định là mã của đồng tiền hạch toán. Nếu tài khoản theo dõi theo gốc ngoại tệ khác thì nhập mã ngoại tệ này. Chọn từ danh mục các đồng tiền giao dịch.
6. Tài khoản mẹ Số hiệu của tài khoản là tài khoản mẹ của tài khoản đang khai báo.
Khai báo này sử dụng để cộng dồn số liệu từ các tài khoản con lên tài khoản mẹ khi lên báo cáo. Khi sửa tài khoản có tài khoản con, chương trình xuất hiện câu thông báo.
7. Tài khoản theo dõi công nợ Khai báo có/không theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng phải thu hay phải trả.
Khai báo này sử dụng khi nhập liệu (bắt buộc phải nhập mã đối tượng công nợ), lên các báo công nợ, lên một số chỉ tiêu trong bảng cân đối kế toán… Để giảm thiểu sai sót, các tài khoản được khai báo là công nợ phải thuộc danh sách các tài khoản công nợ được khai báo tại Tham số hệ thống, tab Tổng hợp, stt 310. 8. Tài khoản sổ cái Khai báo có/không là tài khoản sổ cái.
Các tài khoản sổ cái là các tài khoản được sử dụng khi lên các báo cáo quyết toán như bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối phát sinh tài khoản (chỉ hiện lên các dòng tài khoản là tài khoản sổ cái). Tính chất này của tài khoản còn phục vụ việc lên sổ cái của tài khoản và khi in ấn một số bảng biểu tổng hợp chương trình sẽ gộp số liệu của các tài khoản chi tiết hơn vào tài khoản sổ cái. 9. Loại tài khoản Dùng để phân loại tài khoản theo tính chất của các tài khoản phục vụ cho việc phân tích số liệu kế toán.
Chọn từ Danh mục các loại tài khoản. 10. Phương pháp tính tỷ giá ghi sổ nợ/có Đối với các tài khoản có theo dõi số dư theo ngoại tệ thì phải khai báo phương pháp tính tỷ giá ghi sổ của tài khoản.
Khi hạch toán, phải hạch toán theo tỷ giá giao dịch đối với các phát sinh làm tăng số dư và theo tỷ giá ghi sổ đối với các phát sinh làm giảm số dư. Các phương pháp tính tggs gồm:
11. Ghi chú Ghi chú về tài khoản. Ví dụ: tiểu khoản được chia để phục vụ lên báo cáo nào, tính chỉ tiêu nào…
12. Trạng thái tài khoản Chương trình cho phép chọn có/không sử dụng tài khoản.
Tại các màn hình lập chứng từ, khai báo ngầm định cho danh mục… nếu trạng thái sử dụng tài khoản là 0 thì sẽ không hiển thị tài khoản đó. Khi xem/tạo mẫu báo cáo thì chương trình vẫn cho hiển thị và sử dụng tài khoản có trạng thái là 0 – không sử dụng. 13. Bắt buộc khai báo khi nhập chứng từ Chương trình có thể ràng buộc việc nhập các mã phục vụ quản trị khi có phát sinh liên quan đến tài khoản đang khai báo.
NSD kích chọn/bỏ chọn cho việc dùng hoặc không dùng ràng buộc này.
Khi nhập chứng từ gắn với tài khoản khai báo thì sẽ bắt buộc/không bắt buộc phải nhập các trường nêu trên tùy thuộc vào việc có/không đánh dấu [x]. 14. Mã gán ngầm định đối với các hạch toán do chương trình tạo ra Khai báo các mã ngầm định mà chương trình sẽ tự động gán đối với các bút toán do chương trình tự sinh.
15. Thêm mới tài khoản con khi tài khoản mẹ đã có phát sinh Trường hợp có nhu cầu thêm mới tài khoản con khi tài khoản mẹ đã có phát sinh thì chương trình sẽ chuyển hết số liệu từ tài khoản mẹ sang tài khoản con đầu tiên được thêm mới. Lúc này chương trình sẽ hiển thị thông báo:
16. Xóa tài khoản khi đã có phát sinh Trường hợp muốn xóa tài khoản đã có phát sinh, phải chuyển/ gộp số liệu sang tài khoản khác thì chương trình mới cho thực hiện xóa.
Thực hiện chuyển/gộp mã thì dùng chức năng F6 hoặc chức năng “Đổi mã” trên thanh công cụ. |
6. Các chức năng khi khai báo và làm việc với danh mục tài khoản |
| Khi khai báo danh mục tài khoản thì có các chức năng sau: tạo mới, sửa, copy, xem, đổi mã, kết xuất ra excel, in, xóa, các tùy chỉnh.
Các chức năng hiển thị trên thanh công cụ hoặc dùng phím nóng.
Hướng dẫn mục này xem tại Hướng dẫn chung về cách khai báo và tra cứu. |
