Ngày đăng: 04/03/2021 – Ngày cập nhật: 05/05/2023
1. Chọn mẫu màn hình (các trường thông tin) lập chứng từ |
| Tùy vào từng màn hình giao dịch/chứng từ, chương trình có các mẫu (template) có thể ẩn/hiện các trường không cần/cần sử dụng.
Các thao tác thực hiện:
Ví dụ, đối với hóa đơn bán hàng chương trình có 6 mẫu như bên dưới. Người sử dụng không bắt buộc chọn một mẫu cố định mà có thể chọn mẫu phù hợp tùy chứng từ/giao dịch thực hiện trong trường hợp cụ thể.
Ví dụ: đối với màn hình lập hóa đơn
|
trên thanh công cụ. Đánh dấu vào mẫu tương ứng.
2. Khai báo ẩn/hiện các trường tùy chọn trên màn hình lập chứng từ |
| Chức năng này dùng để khai báo ẩn hiện một số các trường tùy chọn phục vụ quản trị cho từng màn hình lập chứng từ.
Các thao tác thực hiện:
Chương trình sẽ hiển thị màn hình “Sửa thông tin khai báo màn hình nhập chứng từ”.
Nhấn vào nút “Các trường tùy chọn”, màn hình các trường tùy chọn xuất hiện.
Các trường này có thể nằm ở khung màn hình “Thông tin chung”, ở tab “Hạch toán”, tab “Thuế”, tab “Hddt”. Ví dụ: trên màn hình phiếu xuất kho ta đánh dấu 3 trường Mã bpht, Mã dự án, Mã sản phẩm thì khi lập chứng từ sẽ hiện thêm các trường được đánh dấu này. |
3. Khai báo các ngầm định khi nhập chứng từ |
| Chức năng này dùng để khai báo các thông số mặc định riêng cho từng màn hình lập chứng từ.
Các thông tin ngầm định gồm có:
Các thao tác thực hiện:
Ví dụ: Vào màn hình hóa đơn bán hàng nhấn vào biểu tượng
Kết quả khi vào màn hình hóa đơn bán hàng, chương trình sẽ hiển 10 chứng từ gần nhất được tạo bởi 1 user đang login là Admin.
Khi thêm mới chứng từ, chương trình sẽ ngầm định sẵn mã gd là 2 và xử lý ngầm định khi lưu hóa đơn là “Ghi vào sổ cái”.
|
trên thanh công cụ của màn hình lập chứng từ. Hoặc vào menu thực hiện:Hệ thống/Danh mục chứng từ.
4. Khai báo ngầm định của tk hỗ trợ việc bắt buộc phải nhập một trường nào đó khi lập c.từ |
| Trong một số trường hợp cần tập hợp số liệu theo các mã phục vụ quản trị khi có phát sinh liên quan đến một số tài khoản. Để hạn chế việc quên nhập hoặc nhập thiếu các mã quản trị cần thiết trong quá trình nhập liệu, chương trình có thể ràng buộc việc nhập các mã này khi khai báo tài khoản.
Các thao tác thực hiện:
Khi nhập chứng từ gắn với tài khoản khai báo thì sẽ bắt buộc/không bắt buộc phải nhập các trường nêu trên tùy thuộc vào việc có/không đánh dấu [x]. Ví dụ: Thanh toán tiền điện tháng 10 của phân xưởng 1, khi nhập liệu nhập tài khoản nợ là 6277 thì chương trình bắt buộc phải nhập mã bpht mới cho lưu. |
5. Khai báo các ngầm định gắn với khách hàng hoặc nhà cung cấp hỗ trợ việc lập c.từ |
Khi khai báo một khách hàng, nhà cung cấp ta có thể khai báo các ngầm định:
Các thao tác thực hiện:
Ví dụ: khai báo mã khách hàng KH010 có các trường ngầm định như sau:
Khi lập chứng từ, sau khi chọn khách hàng (ncc) chương trình sẽ gán các giá trị ngầm định vào các trường tương ứng, nhưng ta có thể sửa lại.
|
6. Chọn khoảng thời gian làm việc |
| Chương trình cho phép chọn khoảng thời gian làm việc – ngày hạch toán của chứng từ phải nằm trong khoảng thời gian này – nhằm tránh sai sót.
Các thao tác thực hiện:
Ví dụ: sau khi khai báo ở tham số hệ thống, khi vào các menu lập chứng từ sẽ hiển thị màn hình Chọn thời gian làm việc, ngầm định đang lấy theo tháng hiện tại.
Nếu ta chỉ muốn lập chứng từ của một ngày cụ thể, ví dụ ngày hiện thời, thì nhập từ ngày đến ngày bằng ngày hiện thời. |
7. Xem các thông tin hỗ trợ |
| Sau khi lưu chứng từ người dùng có thể xem các thông tin hỗ trợ liên quan như: người, ngày giờ tạo, sửa; lịch sử sửa chứng từ; thông tin các chứng từ bị xóa; xem các dữ liệu được lưu ở các tệp sổ sách tương ứng.
Các thao tác thực hiện:
Ví dụ: “Xem thông tin người cập nhật” sẽ hiển thị các thông tin:
“Xem lịch sử sửa chứng từ”: Chương trình sẽ hiện lên màn hình thông tin người sửa, ngày sửa và thời gian sửa chứng từ.
Xem “Chứng từ bị xóa”: Chương trình sẽ hiện lên màn hình nhập điều kiện lọc để lọc ra các chứng từ bị xóa trước đó.
Kết quả các chứng từ đã xóa hiển thị như màn hình bên dưới:
“Xem sổ cái” thì chương trình hiện lên số liệu của chứng từ hiện thời đã chuyển vào sổ cái:
Tương tự có thể xem số liệu của chứng từ hiện thời đã chuyển vào các tệp báo cáo khác như xem thẻ kho, xem thuế đầu vào… “In phiếu hạch toán”. Chương trình sẽ hiện lên màn hình danh mục mẫu báo cáo để in phiếu.
|
8. Sao chép chứng từ |
| Trường hợp tạo mới một chứng từ có thông tin tương tự chứng từ hiện có, thì dùng chức năng copy các thông tin của chứng từ hiện có và ta chỉ việc sửa các thông tin cần thiết.
Các thao tác thực hiện:
Ví dụ: Cuối tháng, hạch toán lương tháng 11 giống với nghiệp vụ hạch toán lương tháng 10, để bớt thời gian nhập liệu, có thể dùng tiện ích sao chép để lập nhanh chứng từ. Khi nhấn nút Copy trên thanh công cụ hoặc dùng tổ hợp phím “Ctrl+F4” thì hiển thị màn hình thông tin để nhập ngày của chứng từ mới.
Sau khi nhấn Nhận, thông tin của phiếu hiện đã có được copy sang chứng từ mới.
|
9. Thay đổi vị trí các dòng chi tiết của chứng từ |
| Chương trình có tiện ích dịch chuyển lên xuống vị trí của các dòng chi tiết trên chứng từ.
Các thao tác thực hiện:
Ví dụ 1: Đứng tại dòng “2 – NVL002” nhấn “Ctrl + mũi tên lên” thì kết quả sẽ là:
Ví dụ 2: Đứng tại dòng “2 – NVL002” nhấn “Ctrl + mũi tên xuống” thì kết quả sẽ là:
|
10. Lựa chọn chuyển số liệu vào sổ khi lưu chứng từ |
Khi lưu chứng từ, có thể có 3 lựa chọn:
“Chưa ghi vào sổ” – khi lưu chứng từ ở trạng thái “Lập chứng từ”, chưa ghi vào bất kỳ sổ sách nào cả. Có thể là do chưa đủ thông tin. Sau đó, người sử dụng có thể lọc ra, cập nhật thêm thông tin và lưu với lựa chọn chuyển vào các sổ sách cần thiết. “Ghi vào sổ kho” – khi lưu chứng từ ở trạng thái “Đã ghi sổ kho” và thông tin chỉ mới ghi vào sổ kho, tăng/giảm kho mà chưa vào sổ cái và các sổ thuế, số thanh toán…. Trường hợp này chỉ liên quan đến các chứng từ nhập xuất kho. Lên các báo cáo kho thì có số liệu, còn lên báo cáo kế toán, báo cáo thuế, công nợ thì chưa. “Ghi vào sổ cái” – khi lưu chứng từ ở trạng thái “Đã ghi sổ cái” và thông tin sẽ chuyển vào cả sổ kho (đối với chứng từ nhập xuất kho) và cả vào sổ cái cũng như các sổ liên quan – sổ thuế, sổ thanh toán… Các thao tác thực hiện:
Ví dụ: Nhập 1 hóa đơn bán hàng có xử lý khi lưu chứng từ là “Ghi vào sổ cái”.
Sau khi lưu, hóa đơn sẽ có trạng thái là “Ghi vào sổ cái”.
|
11. Đính kèm chứng từ |
| Chương trình cho phép đính kèm các tệp với bất kỳ định dạng như hình ảnh png, word, excel, …nhằm hỗ trợ cho việc kiểm tra các chứng từ gốc.
Sau khi chọn tệp đính kèm, nhấp chuột phải vào tệp, chương trình sẽ cho phép tải xuống hoặc xóa tệp. |
12. Nhập chứng từ từ tệp Excel |
| Trong một số trường hợp một số loại chứng từ có trên tệp excel. Ví dụ chứng từ của một bộ phận ở xa được nhập trên excel hoặc chứng từ được export ra tệp excel từ một phần mềm chuyên dụng. Khi này, ta sử dụng chức năng nhập/import từ tệp excel để đưa các chứng từ vào phần mềm.
Hướng dẫn chi tiết có thể xem “tại đây“. |
13. Đánh lại số chứng từ |
| Trong một số trường hợp vào cuối kỳ, người sử dụng muốn đánh lại số của các chứng từ đã lưu trước đó do trong kỳ đã xóa bớt đi một số chứng từ và sau đó đánh lại số để không có các số bị trống.
Các lưu ý khi thực hiện:
Ví dụ: cuối kỳ đánh lại số chứng từ cho phiếu kế toán để số chứng từ nhảy liên tục, vì trong kỳ đã xóa đi 1 số chứng từ. Chọn quyển chứng từ DVPKT01 cần đánh lại số chứng từ, thông tin định dạng số chứng từ mới là PKT001.
Sau khi nhấn Nhận, màn hình Đánh lại số chứng từ hiển thị.
Nhấn vào nút “Đánh lại số c.từ” để chương trình thực hiện. |
14. Phân quyền truy cập và thao tác với chứng từ |
| Chương trình cho phép phân quyền cho một người sử dụng truy cập vào chứng từ cũng như các thao tác cập nhật – chỉ xem, được sửa, được xóa, được tạo mới.
Các thao tác thực hiện:
Ví dụ: phân quyền cho NSD: HAI được quyền truy cập vào chứng từ bán hàng và có thể thao tác các chức năng như được tại mới, được sửa, được xóa, nhưng không được xem và in.
Sau đó nhấn nút Nhận để thực hiện phân quyền. |
15. Khai báo ngầm định trước khi in chứng từ |
| Chức năng này cho phép khai báo số liên, số dòng chứng từ ngầm định được in khi in chứng từ.
NSD có thể sửa lại số liên, số dòng cần in ra khi in chứng từ. Các thao tác thực hiện:
Ví dụ: Khai báo thông tin khi in chứng từ của phiếu xuất kho như hình dưới:
Khi in chương trình sẽ hiển thị số liên ngầm định khi in là 2
Trên mẫu in, phần chi tiết phiếu xuất sẽ có 10 dòng.
|
16. Khai báo ngầm định thông tin ngân hàng để in UNC |
| Chương trình có tiện ích khai báo thông tin ngân hàng được sử dụng khi làm ủy nhiệm chi thanh toán cho nhà cung cấp, người bán.
Cách thao tác thực hiện:
Ví dụ: Khai báo mã khách NCC01 có thông tin ngân hàng ngầm định như sau:
Khi lập phiếu UNC trả trước tiền hàng cho ncc này, các thông tin ngân hàng sẽ được chương trình ngầm định theo thông tin đã khai báo lên trên mẫu in của UNC.
Mẫu in UNC:
|
17. In liên tục chứng từ |
| Hỗ trợ người sử dụng khi có nhu cầu cần in một lúc nhiều các chứng từ – phiếu thu, chi tiền mặt, UNC tiền gửi ngân hàng, phiếu nhập xuất kho, phiếu hạch toán kế toán để lưu trữ lại.
Khi này chương trình sẽ in lần lượt toàn bộ các chứng từ hiện đang có ở màn hình nhập chứng từ (vừa được nhập mới hoặc được lọc ra khi sử dụng chức năng “Tìm” trên thanh công cụ ở màn hình nhập chứng từ). Các thao tác thực hiện:
Ví dụ: In liên tục các phiếu chi phát sinh trong tháng 11/2020. Khi chọn chức năng in thì chương trình hiện lên màn hình Danh sách mẫu chứng từ.
Khi nhấn nút “In liên tục” thì chương trình hiển thị tab thông báo “ Có chắc chắn in tất cả các chứng từ đã được lọc?”.
Nhấn Có để chương trình thực hiện in liên tục cho chứng từ. |
