Kiểm tra số liệu

1. Chức năng

Chương trình có chức năng kiểm tra để phát hiện ra những sai sót này.

Với các số liệu nhập xuất kho thì chương trình cho phép kiểm tra các sai sót sau:

• Kiểm tra các định khoản vào tài khoản tổng hợp
• Kiểm tra số lẻ phát sinh nợ, phát sinh có của tiền VNĐ
• Kiểm tra chứng từ lệch giữa sổ cái và thẻ kho
• Kiểm tra định khoản của tài khoản vật tư khác với khai báo trong “Danh mục vật tư”
• Kiểm tra các bản ghi không hợp lệ trong tệp tồn kho đầu kỳ
• Kiểm tra chứng từ hạch toán giữa sổ cái và thẻ kho
• Kiểm tra chứng từ hạch toán của tài khoản vật tư.

2. Menu thực hiện

Tồn kho\Tính năng hỗ trợ\Kiểm tra số liệu.

3. Màn hình thông tin kiểm tra số liệu

Các trường gồm có: năm, từ kỳ, đến kỳ, mã đvcs, chọn báo cáo để chương trình kiểm tra.

Có 2 báo cáo để kiểm tra:

• Kiểm tra “Sổ cái khác với sổ kho”
• Kiểm tra “Chênh lệch giữa tồn ntxt và tồn kho”.

Với mỗi báo cáo chương trình lại đưa ra các lựa chọn kiểm tra – đánh dấu vào các mục tương ứng.

4. Kiểm tra khi sổ cái khác với sổ kho

1. 1. Kiểm tra các định khoản vào tài khoản tổng hợp
   2. Kiểm tra số lẻ phát sinh nợ, phát sinh có của tiền VNĐ
   3. Kiểm tra chứng từ lệch giữa sổ cái và thẻ kho
   4. Kiểm tra định khoản của tài khoản vật tư khác với khai báo trong “Danh mục vật tư”
   5. Kiểm tra các bản ghi không hợp lệ trong tệp tồn kho đầu kỳ
   6. Kiểm tra chứng từ hạch toán giữa sổ cái và thẻ kho
   7. Kiểm tra chứng từ hạch toán của tài khoản vật tư.

Nếu có sai sót thì chương trình sẽ hiện lên danh sách các chứng từ có sai sót với các thông tin cần thiết.

1. Kiểm tra các định khoản vào tài khoản tổng hợp
Do lỗi, ví dụ sửa lại danh mục tài khoản, import số liệu.. dẫn đến một số định khoản được hạch toán vào tài khoản tổng hợp nên số liệu bị sai lệch giữa sổ kho và sổ cái.

2. Kiểm tra số lẻ phát sinh nợ, phát sinh có của tiền VNĐ
Đối với các phát sinh theo đồng tiền VNĐ thì không có số lẻ (sau dấu phẩy), nhưng có thể do lỗi, ví dụ import số liệu, thì có thể có số lẻ dẫn đến số liệu bị sai lệch giữa sổ kho và sổ cái – thường là các số nhỏ.

3. Kiểm tra chứng từ lệch giữa sổ cái và thẻ kho

Kiểm tra các chứng từ có giá trị phát sinh trong sổ cái và thẻ kho khác nhau. Thường là do sai lệch về số lẻ, ví dụ là do import số liệu.

4. Kiểm tra định khoản của tài khoản vật tư khác với khai báo trong “Danh mục vật tư”
Định khoản khác với khai báo trong danh mục do có thể đã sửa tài khoản vật tư trong danh mục hoặc do cho phép sửa tài khoản vật tư khi nhập liệu hoặc do import, convert số liệu…
Chương trình sẽ hiện lên các bút toán này để người sử dụng kiểm tra.

5. Kiểm tra các bản ghi không hợp lệ trong tệp tồn kho ban đầu
Thường là do sai lệch về mã đơn vị cơ sở hoặc do import, convert số dư ban đầu.

6. Kiểm tra chứng từ hạch toán giữa sổ cái và thẻ kho
Kiểm tra chứng từ hạch toán vào sổ kho nhưng chưa hạch toán vào sổ cái và ngược lại. Thường là do bị rớt bị mạng hoặc lỗi chương trình chưa được cập nhật.

7. Kiểm tra chứng từ hạch toán của tài khoản vật tư.
Kiểm tra các chứng từ hạch toán vào tài khoản vật tư được nhập ở các chứng từ không phải chứng từ nhập xuất kho.
Ví dụ: Khi lập phiếu kế toán, hạch toán tài khoản nợ là tk 152 thì lúc này chương trình sẽ hiện lên phiếu kế toán này không hợp lệ.

5. Kiểm tra chênh lệch giữa tồn NTXT với tồn kho

Nếu có sai sót thì chương trình sẽ hiện lên danh sách các vật tư có sai lệch với các thông tin cần thiết.