Bút toán phân bổ cuối kỳ

1. Chức năng

Cuối kỳ kế toán thường có những bút toán phân bổ chi phí tập hợp trong kỳ cho các đơn hàng, sản phẩm, dự án…

Ví dụ, phân bổ chi phí bán hàng – tk 641 và chi phí quản lý – tk 642 cho các đơn hàng theo doanh thu của đơn hàng.

Đối với trường hợp sản xuất, xây lắp thì có phân hệ riêng – giá thành sản xuất và giá thành xây lắp, và thực hiện việc phân bổ chi phí sản xuất – tk 621, 622, 627 cho sản phẩm, công trình tại các phân hệ này. Tuy nhiên, đối với các trường hợp đơn giản, không sử dụng các phân hệ kia thì có thể thực hiện phân bổ chi phí sản xuất tại phân hệ kế toán tổng hợp.

Ngoài ra, chương trình còn còn có những bút toán phân bổ doanh thu trong kỳ cho các dự án…..

2. Hướng dẫn tạo bút toán phân bổ cuối kỳ.

• Menu thực hiện

Bút toán phân bổ cuối kỳ thực hiện tại menu:

Tổng hợp\Bút toán phân bổ cuối kỳ\Bút toán phân bổ cuối kỳ.

• Các bước thực hiện

Bước 1:  Lọc các bút toán phân bổ cuối kỳ để phân bổ

Truy cập menu “Bút toán phân bổ cuối kỳ” chương trình hiển thị màn hình điều kiện lọc.

Sau khi lọc chương trình sẽ đưa ra danh sách các bút toán phân bổ theo điều kiện lọc, người dùng có thể chọn các bút toán để phân bổ.

Có thể đánh dấu tích vào “[ ] Sao chép từ kỳ trước” để sao chép các bút toán phân bổ từ kỳ trước sang kỳ này.

Bước 2: Thực hiện khai báo bút toán phân bổ cuối kỳ.

Sau khi lọc chương trình sẽ đưa ra danh sách các bút toán phân bổ cuối kỳ.

Tại màn hình này có thể khai báo bút toán mới hoặc chọn để tạo mới hoặc in, xoá bút toán đã thực hiện tạo trước đó.

Nhấp “mới” màn hình khai báo bút toán hiển thị:

Lưu ý về các khai báo các thông tin bút toán xem ở bên trên.

Bước 3: Tạo bút toán.

Check chọn [v] vào ô vuông tại dòng muốn thực hiện. Có thể check chọn nhiều dòng để tạo nhiều bút toán.

Sau đó nhấn “Tạo bt” (tạo bút toán). 

Sau khi tạo bút toán thành công, tiền phân bổ được phân bổ cho các dòng theo hệ số đã khai báo.

Nếu dòng được chọn đã thực hiện tạo bút toán trước đó, thì khi thực hiện tạo bút toán lại, chương trình sẽ hiện thông báo.

Bước 4: Xem, in phiếu kế toán.

Di chuyển con trỏ chuột đến dòng bút toán muốn in. Sau đó nhấn nút “Xem, in PKT” trên thanh công cụ.

Lưu ý: chương trình không cho phép xem/in nhiều bút toán cùng lúc.

Chương trình sẽ hiển thị phiếu kế toán:

Tại màn hình này, nhấn “In” để thực hiện in chứng từ. Mỗi bút toán được in thành một phiếu riêng.

Bước 5: Xóa bút toán.

Trường hợp khách hàng muốn chỉnh sửa lại dòng bút toán thì thực hiện xóa bút toán, chỉnh sửa lại khai báo rồi thực hiện tạo bút toán lại.

Check chọn [v] ô vuông tại dòng bút toán muốn xóa. Sau đó nhấn “Xóa bút toán”.

Có thể check chọn nhiều dòng để xóa.

Sau khi xóa thành công, chương trình sẽ xóa bỏ “tiền nhận phân bổ” tại các dòng chi tiết.

3. Các lưu ý khi khai báo bút toán phân bổ cuối kỳ

• Số thứ tự

Khai báo trình tự thực hiện các bút toán phân bổ trong trường hợp chương trình thực hiện nhiều bút toán phân bổ  cùng 1 lúc.

• Quyển chứng từ, Số chứng từ, ngày chứng từ

Chọn quyển chứng từ và khai báo số và ngày chứng từ để chương trình sẽ gán cho các bút toán khi thực hiện tạo bút toán.

• Tên bút toán

Tên bút toán sẽ gán vào diễn giải của chứng từ khi tạo.

• Tài khoản tập hợp để phân bổ

Chương trình sẽ tổng hợp (tập hợp) phát sinh nợ của tài khoản này để phân bổ.

Tài khoản tập hợp phải là tài khoản chi tiết.

• Loại phân bổ

         1 – Tập hợp ps nợ, phân bổ Tk có → tk nợ: Tập hợp theo phát sinh nợ của tài khoản phân bổ đi.

         2 – Tập hợp ps có, phân bổ Tk nợ → tk có:  Tập hợp theo phát sinh có của tài khoản phân bổ đi.

• Đối tượng tập hợp, Mã đối tượng

Trường hợp tập hợp cho một mã đối tượng cụ thể thì phải khai báo thêm thông tin về loại đối tượng và mã đối tượng,

Đầu tiên chọn loại đối tượng, thuộc một trong các đối tượng sau: Bộ phận hạch toán, Dự án, Mã phí, Các trường tự do 1, 2, 3.

Sau đó chọn mã đối tượng cụ thể. Nếu để trắng thì sẽ tập hợp các phát sinh để trắng đối tượng.

Một số trường hợp nếu mã đối tượng được nhập thì sẽ kết chuyển tương ứng cho tài khoản nhận, còn các phát sinh chưa chỉ rõ cho đối tượng nào thì sẽ được tập hợp lại rồi phân bổ. 

Thay vì tập hợp các phát sinh có đối tượng = trắng thì có thể tạo ra một mã đối tượng chung (gián tiếp) nào đó để tập hợp.

• Cách tính tiền phân bổ

1 – Tính toán: chương trình sẽ tổng hợp số phát sinh nợ của tk pb đi và trừ đi các giảm trừ (ps có của tk pb không đối ứng với tk nhận pb); đây là số tiền sẽ phân bổ.

2 – Tự nhập: Người sử dụng tự nhập số tiền sẽ phân bổ.

• Tiền phân bổ

Giá trị phân bổ có thể là số phát sinh nợ (đã trừ đi giảm trừ) của tài khoản phân bổ hoặc số tiền tự nhập.

Nếu Cách tính tiền pb = “1 – Tính toán” thì không nhập giá trị này. Giá trị của trường này sẽ được chương trình tính toán và cập nhật vào.

Nếu Cách tính tiền pb = “2 – Tự nhập” thì người sử dụng nhập số tiền phân bổ ở trường này.

Lưu ý:

• • Trong trường hợp một phần giá trị tập hợp đã được phân bổ thông qua nhập thủ công thì người sử dụng phải nhập tay giá trị còn lại (trường hợp 2) để phân bổ hoặc phải tạo thêm một mã đối tượng “gián tiếp” khác để tập hợp và sau đó phân bổ từ đối tượng này đi.
• Hệ số phân bổ

Hệ số phân bổ có thể do người dùng tự nhập hoặc tính theo phát sinh của các tài khoản, cặp tài khoản khác. 

• • 1 – Hệ số tự nhập: người sử dụng tự xác định sau đó tự nhập vào. Nhập ở các dòng chi tiết ở màn hình bên dưới.
  • 2 – Ps của các tk khác (Phát sinh của các tài khoản khác): dựa vào phát sinh của các tài khoản được khai báo để chương trình tính toán. Khi này sẽ phải nhập danh sách các tài khoản nợ và danh sách các tài khoản có.

• Danh sách tài khoản nợ, danh sách tài khoản có

Nếu hệ số phân bổ có giá trị = “2 – Ps của các tk khác” thì người dùng khai báo danh sách tài khoản ghi nợ, danh sách các tài khoản ghi có để chương trình tính hệ số phân bổ.

Nếu nhập cả danh sách các tk nợ, có thì sẽ tính theo phát sinh đối ứng. Nếu chỉ nhập danh sách các tk nợ hoặc có thì tính phát sinh của một vế.

Ví dụ: phân bổ phát sinh của tk 641 (hoặc tk 642) cho các dự án theo doanh thu của các dự án. Khi đó Tk phân bổ là tk 641, đối tượng tập hợp là Mã dự án, Mã đối tượng – để trắng (chi phân bổ những phát sinh chưa rõ cho dự án nào, còn các ps đã chỉ rõ cho dự án thì kết chuyển); danh sách tk nợ sẽ là 5111. Tk nợ ở bên dưới grid sẽ là tk 911. Khi này các hệ số phân bổ sẽ được tính theo công thức:

Hệ số = Phát sinh của [(danh sách tài khoản nợ/danh sách tài khoản có) theo các đối tượng nhận phân bổ].

= Phát sinh có (tk 511, mã dự án).

Danh sách này để trắng trong trường hợp không có đối tượng nhận pb mà chỉ có các tk nhận pb, khi này sẽ nhập ds tk nợ, ds tk có ở grid bên dưới.

• Tk nợ, Tk có

Tk nợ là tk nhận phân bổ, Tk có là Tk pb khai báo ở bên trên, chương trình tự cập nhật.

• Mã bpht, mã dự án, mã sp, mã đhb…

Các đối tượng gắn với Tk nợ (nhận phân bổ).

Ví dụ ta muốn phân bổ chi phí bán hàng cho các đơn hàng thì phải lần lượt nhập từng đơn hàng, mỗi đơn hàng ở một dòng.

Nếu nhập “Mã đối tượng” ở trên thì mã này được gán cho Tk có.

• Danh sách tk nợ tính hệ số, danh sách tk có tính hệ số

Trường hợp hệ số phân bổ = “2 – Tính theo phát sinh của các tk khác” và không nhập các đối tượng nhận phân bổ nêu ở trên (chỉ có các tk nhận pb) thì không nhập “danh sách tk nợ”, “danh sách tk có” nêu ở trên mà sẽ nhập sẽ nhập ở đây – cho từng dòng trên grid.

Còn nếu có nhập các đối tượng nhận phân bổ thì chương trình sẽ tính hệ số phân bổ theo các phát sinh của danh sách tk nợ/có nhập ở trên ứng với các đối tượng nhận phân bổ ở các dòng grid.

• Hệ số

Là hệ số phân bổ. 

Nếu khai báo là tự nhập thì người sử dụng tự nhập các giá trị hệ số vào đây. 

Nếu khai báo tính theo ps của các tk khác thì chương trình sẽ tính và sau đó sẽ cập nhật vào đây.

Cách tính theo hướng dẫn nêu ở mục trên.