Lập và phát hành hóa đơn điện tử

  •  
  •  
  •  
  •  

Ngày đăng: 21/05/2021 – Ngày cập nhật: 08/06/2021

1. Các chứng từ (màn hình) của Fast Accounting có phát hành hddt

Fast Accounting cho phép phát hành hddt từ các màn hình lập chứng từ sau:

  1. HDA: Bán hàng\Hóa đơn bán hàng\Hóa đơn bán hàng.
  2. HD1: Bán hàng\Hóa đơn dịch vụ và bán hàng khác\Hóa đơn dịch vụ và bán hàng khác.
  3. PXF: Mua hàng\Nhập mua hàng\Xuất trả lại nhà cung cấp.
  4. HD3: Bán hàng\Hóa đơn bán hàng\Hóa đơn điều chỉnh giảm thuế và doanh thu.
  5. HD4: Bán hàng\Hóa đơn dịch vụ và bán hàng khác\Hóa đơn điều chỉnh giảm thuế và doanh thu dịch vụ.
  6. HD8: Bán hàng\Hóa đơn bán hàng\Hóa đơn điều chỉnh tăng thuế và doanh thu.
  7. HDR: Bán hàng\Hóa đơn bán hàng\Hóa đơn điều chỉnh tăng thuế và doanh thu dịch vụ.
  8. HDS: Bán hàng\Hóa đơn điện tử\ Hóa đơn thay thế (điều chỉnh sai sót theo TT68).
  9. HD7: Bán hàng\Hóa đơn điện tử\ Hóa đơn điều chỉnh thông tin (theo TT39).
  10. PXD: Tồn kho\Xuất kho.
  11. PXE: Tồn kho\Xuất điều chuyển\Phiếu xuất điều chuyển.
  12. PXV: Tồn kho\Xuất điều chuyển\Phiếu xuất điều chuyển dự án.

Đối với các phiếu xuất điều chuyển kho thì khi khai báo quyển chứng từ chọn loại hóa đơn là 3 – Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.

Tham khảo tại tài liệu Phát hành hóa đơn điện tử cho phiếu xuất điều chuyển.

2. Lập hóa đơn trước khi phát hành hddt

Lập hóa đơn và phát hành hóa đơn được thực hiện thành 2 bước.

Ví dụ lập hóa đơn bán hàng tại menu: Bán hàng\Hóa đơn bán hàng\Hóa đơn bán hàng.

Chọn quyển chứng từ là quyển được khai báo trong danh mục quyển chứng từ có trạng thái “Quyển hddt” là 1. Khi đó, tại màn hình lập hóa đơn, tab “Hđ điện tử”, trường “Sử dụng HĐĐT” sẽ là 1 (Tại menu “Hệ thống/Tham số hệ thống”, tab “Phải thu”, tham số “597 – Sử dụng hóa đơn điện tử” có giá trị là “1 – Có”).

3. Sửa ngày, số hóa đơn khi chưa phát hành hddt

Nếu hóa đơn chưa phát hành hddt thì có thể sửa lại được ngày lập hóa đơn và số hóa đơn đã lập trước đó và lưu bằng cách nhấn Ctr+F3 (Khi đang thực hiện sửa hóa đơn lập trước đó).

Chức năng này giúp người dùng trong trường hợp lập chứng từ sai ngày hoặc số hóa đơn.

Khi bấm Ctr+F3 chương trình hiện cảnh báo.

Nhấn “Có” để sửa lại ngày hoặc số hóa đơn.

4. Phát hành hóa đơn

4.1. Phát hành từng hóa đơn trực tiếp tại màn hình lập hóa đơn

Sau khi lập và lưu hóa đơn, người dùng có thể phát hành hóa đơn điện tử ngay tại màn hình lập hóa đơn ở các menu “Hóa đơn bán hàng”, “Hóa đơn dịch vụ và bán hàng khác”, “Xuất trả lại nhà cung cấp”.

Trước khi thực hiện “Phát hành” hddt, để tránh sai sót nên dùng chức năng “Xem trước mẫu in”.

Chương trình hiện cảnh báo.

Nhấn “Nhận”. Lưu file PDF và mở lên để kiểm tra các thông tin xuất hóa đơn (Địa chỉ, mã số thuế, số lượng, đơn giá tiền, tiền thuế…). Nếu đã đúng thì chuyển sang bước “Phát hành”.

Vào tab “3. Hđ điện tử” chọn nút “Phát hành”.

Sau khi phát hành hóa đơn thành công, thông tin hóa đơn điện tử phát hành trên Fast e-Invoice được cập nhật cho hóa đơn lập trên Fast Accounting:

  • Tình trạng hóa đơn chuyển thành “2 – Đã phát hành”, trường Lần in nhận giá trị 1.

Lưu ý: Các màn hình lập hóa đơn khác, để phát hành cần vào menu “Bán hàng\Hóa đơn điện tử\Phát hành hóa đơn điện tử” để thực hiện phát hành.

4.2. Phát hành đồng thời nhiều hóa đơn điện tử tại menu riêng

Có thể sẽ lập nhiều hóa đơn rồi sau đó mới thực hiện phát hành các hóa đơn này tại một menu riêng: Bán hàng\Hóa đơn điện tử\Phát hành hóa đơn điện tử.

Nhập các thông tin điều kiện lọc:

  • Xử lý: Chọn “1 – Phát hành”.
  • Hđ từ ngày … đến ngày …: Nhập khoảng thời gian cần lọc.
  • Quyển hđ: Chọn quyển hóa đơn khi lập hóa đơn.
  • Hđ từ số … đến số …
  • Mã khách.
  • Lọc theo NSD.
  • Trạng thái: chọn “0 – Chưa phát hành”.

Chương trình đưa ra kết quả các hóa đơn đáp ứng điều kiện lọc.

Trước khi thực hiện “Phát hành” hddt, để tránh sai sót nên dùng chức năng “Xem trước mẫu in”.

Check chọn hóa đơn cần phát hành rồi nhấn “Xem trước mẫu in”. Lưu file PDF và mở lên để kiểm tra các thông tin xuất hóa đơn (Địa chỉ, mã số thuế, số lượng, đơn giá tiền, tiền thuế…). Nếu đã đúng thì chuyển sang bước “Phát hành”.

Đánh dấu [v] ở các cột “Chọn” các hóa đơn cần phát hành.

Tiếp theo nhấn “Phát hành”.

Chương trình hiện cảnh báo.

Chọn “Nhận” và tiếp theo chọn chữ ký số để ký.

Khi thực hiện thành công thì chương trình hiện thông báo “Chương trình thực hiện xong”.

5. Phát hành hddt cho trường hợp đồng tiền thanh toán là ngoại tệ

Trường hợp phát hành hóa đơn với đồng tiền thanh toán ghi trên hóa đơn không phải là VNĐ thì phải nhập tỷ giá quy đổi ra VNĐ.

Ví dụ: đồng tiền hạch toán là USD, đồng tiền giao dịch là JPY và đồng tiền thanh toán trên hddt là đồng tiền giao dịch JPY.

Khi lập hóa đơn thì trường “Tỷ giá” là tỷ giá giữa đồng tiền giao dịch và đồng tiền hạch toán; trường “Tỷ giá hđ” (tỷ giá hóa đơn) là tỷ giá giữa đồng tiền thanh toán – JPY và VNĐ.

Khi phát hành hóa đơn điện tử, chương trình hiển thị đồng tiền thanh toán là JPY và hiện thông tin tỷ giá hóa đơn quy đổi ra VNĐ.

6. Trường hợp “Người mua không nhận hóa đơn”

Trường hợp khách hàng là doanh nghiệp có mã số thuế riêng nhưng không nhận hóa đơn, khi này trên mẫu in hóa đơn sẽ có thay đổi:

1. Tại ô “Họ tên người mua hàng” sẽ hiện “Người mua không lấy hóa đơn”.

2. Ô “Mã số thuế” sẽ bỏ trống.

3. Ô “Địa chỉ” sẽ bỏ trống.

Trên bảng kê thuế đầu ra cũng trắng địa chỉ, mã số thuế.

Tại tab “3. Hđ điện tử” đánh dấu ô “[v] Người mua không nhận hóa đơn”.

Khi phát hành, chương trình thông báo.

Chọn “Có” để tiếp tục phát hành.

Lưu ý: Trong trường hợp này hddt sẽ không được gửi đi cho khách hàng qua email. Nếu muốn gửi email thì người sử dụng phải tự tải hddt về và tự gửi cho khách hàng.

7. Lập và phát hành hddt cho khách lẻ, vãng lai

Trường hợp với các khách hàng lẻ, vãng lai mua hàng và trả tiền ngay, thì có thể dùng chung một mã khách cho các khách hàng này để tránh quá nhiều mã khách trong danh mục khách hàng. Ví dụ dùng mã KHLE.

Khai báo khách hàng cho mã KHLE trong danh mục khách hàng thì để trống thông tin địa chỉ và mã số thuế.

Khi lập hóa đơn, sau khi chọn mã khách lẻ KHLE chương trình sẽ hiện lên bảng “Khách hàng VAT” để nhập Tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế, thư điện tử nhận hđđt để nhập cho khách hàng cụ thể.

Đối với khách hàng cá nhân (không có mst, tên đơn vị và tên người mua trùng nhau) phần mềm sẽ so sánh nếu thông tin “Tên khách hàng VAT” trùng với thông tin của “Ng. mua hàng” và khi phát hành hóa đơn trên mẫu in sẽ bị bỏ trống “Tên đơn vị”.

Bảng kê thuế đầu ra sẽ lên thông tin theo “Tên khách hàng VAT”.

 

Bài viết này hữu ích chứ?

Bài viết liên quan

Tổng đài tư vấn
Bạn vẫn còn thắc mắc chưa được giải đáp? Hãy liên hệ với chúng tôi
LIÊN HỆ

Để lại bình luận